Hoe kun je slim en kort rapporteren?
Hoe kun je slim en kort rapporteren?
Je weet veel over je project en vakgebied en er wordt aan je gevraagd om een rapportage te schrijven over je (project)opdracht. Alleen een rapportage schrijven is niet voor iedereen een eenvoudige klus. Voor de meeste mensen is het ook niet hun favoriete bezigheid. Hoe zorg je er nu voor dat je duidelijke, aantrekkelijke en vooral efficiënte rapportages schrijft. In dit artikel zoomen we hierop in: Hoe kun je slim en kort rapporteren. Projectondernemers geeft jou tips!
Maar eerst even een stapje terug want wat is rapporteren nu precies. Rapporteren is heel simpel gezegd een ander woord voor melden of het uitbrengen van een voortgangsstatus. In dit document leg je de voortgang uit je opdracht Rapportages zijn vaak schriftelijk en bevatten woorden, cijfers en grafieken.
En dan nu terug naar onze tips om slim en kort te rapporteren:
Tip 1. Less is more
Ook wel de KISS methode genoemd (keep it short and simple). Vaak zijn we geneigd om alle data te verwerken en alles heel uitgebreid uit te schrijven. Wat er dan gebeurd is dat de lezer vaak door de bomen het bos niet meer ziet. Schrijf daarom kort en bondig en benoem enkel relevante punten. Vraag bij de start van een project welke KPI’s belangrijk zijn die je naderhand weer kan evalueren. Vraag jezelf continu af is deze data relevant om te benoemen, if not? Weg ermee.
Tip 2. Visualisatie
Visualisatie is een belangrijke tool. Probeer je eens te verplaatsen in de schoenen van je klant of manager. Wat willen ze nu echt weten, welke data is belangrijk voor een beslissing. De ontvanger wil vaak graag in één opslag kunnen zien waar het over gaat of wat er belangrijk is. Kies daarom verschillende kleuren voor je diagrammen. Een stoplichtje is altijd een handige vorm!
Tip 3. Betrouwbare regelmaat
Eenmalig een rapportage opstellen is gemakkelijk, maar juist de regelmaat erin houden is de uitdaging. Zeker voor mensen die in een projectcontext werken en zoeken naar verandering, is rapporteren een uitdaging. Maar bedenk: hoe betrouwbaarder de regelmaat, hoe meer de rapportage jou gaat helpen. Een eenmaal ijzeren discipline ingebouwd, maakt dat volhouden makkelijker is.
Tip 4. Herkenning door betrokken experts
Over wat je rapporteert, zou herkenning moeten zijn bij betrokken teamleden of experts die bijdragen aan de projectopdracht. Die herkenning haal je vooraf op, voordat je de rapportage deelt met je opdrachtgever. Dit voorkomt ongemakkelijke momenten en ruis in de communicatie. “Je zegt wel dat we op koers liggen, maar ik hoor van Klaas een heel ander verhaal”.
Tip 5. Spreek vooraf duidelijke doelen af
Je rapporteert voortgang tegen een mijlpaal of doelstelling. Je hebt immers een meetpunt nodig. Als je geen doelen afspreekt, dan is er ook geen voortgang. Spreek daarom duidelijke doelen af zodat je daadwerkelijk een meting hebt.
Tip 6. Spreek af aan wie je rapporteert
Is er een opdrachtgever? Of is er een stuurgroep? Maak afspraken wie de rapportage ontvangt en vooral: wat er mee moet gebeuren. Zijn er besluiten nodig om de voortgang erin te houden door bijvoorbeeld blokkades weg te nemen? Dan is het belangrijk om die besluitvormers te betrekken en hen uit te leggen wat hun rol is. Zorg ervoor dat het vanaf moment één overzichtelijk is en dat je dus duidelijk hebt aan wie je rapporteert.
Wij, Projectondernemers zijn van mening dat deze tips rapporteren een stuk leuker maakt. Doormiddel van deze tips zal een flinke stapel papierwerk bespaard worden en zul je kort en bondig te werk kunnen gaan. Heb je nog vragen of loop je ergens vast, neem dan vrijblijvend contact met ons op!
(Afbeelding: via Unsplash)
