Tag Archief van: Ondernemen

Projectmanager gezocht!

door

Projectmanager gezocht! Dit is een zin – of misschien meer noodkreet?- die we in ons werk heel vaak tegenkomen. Het raakt direct onze interim dienstverlening en daarom dit keer wat meer over dit onderwerp.

Projectmanager gezocht! Wanneer dan?

Projectmanagers worden om uiteenlopende redenen gezocht. Zo kan er sprake zijn van (ziekte)uitval in een organisatie. Het werkpakket wordt dan aanvankelijk verdeeld onder collega’s, maar uiteindelijk is dit niet goed op te vangen en wordt er gezocht naar versterking. In andere gevallen heeft een organisatie helemaal geen projectmanagers in dienst en doen medewerkers het managen van projecten erbij. Soms kan een project te groot zijn om het erbij te doen en dan wordt er versterking gezocht. In dit soort gevallen is de nood hoog: er moet snel wat gebeuren, omdat er anders mensen om dreigen te vallen. Er zijn natuurlijk ook voorbeelden van organisaties die ruime ervaring hebben met het inhuren van projectmanagers. Dan is een aanvraag vaak al wat langer in voorbereiding: er staat een project op de rol en daar hoort dan een (interim) projectmanager bij.

Wat doet een projectmanager?

Wat doet een projectmanager niet? Het is een spin-in-het-web functie. Aan de ene kant zorgt een projectmanager voor overzicht van alle activiteiten op de tijdlijn. Hiervoor is structuur belangrijk. Daarnaast zorgt hij dat alle blokkades die voortgang in de weg staan worden opgelost. Dat betekent: goed luisteren, meedenken over oplossingen en doorpakken. Een projectmanager betrekt ook het management of directie bij het project. Soms formeel via een stuurgroep om bijvoorbeeld besluiten op te halen, soms meer informeel bij een (virtuele) bak koffie. Dat betrekken is nodig om draagvlak voor het project te houden, om budget te regelen of om problemen bespreekbaar te maken. Natuurlijk houdt een projectmanager ook zicht op de menselijke kant: het welbevinden van het team. Een projectmanager straalt vertrouwen en positiviteit uit: zoeken naar hoe het wel kan! Deze veelheid aan taken maakt dat dit een schaap met vijf poten is. Het is niet voor iedereen weggelegd.

Hoe kom je aan een projectmanager?

Je kunt zelf een projectmanager in dienst nemen of inhuren. Aangezien het kernmerk van een project is dat er een begin- en einde aan het werk zit, kiezen veel opdrachtgevers ervoor om een ervaren projectmanager in te huren. Zeker als het managen van projecten niet in de primaire processen van een organisatie is ingebed, is inhuur een reële optie. Als een organisatie een inkoopafdeling heeft, zorgt die vaak voor de inhuur. Prima, maar zorg ervoor dat je zelf als opdrachtgever de klik voelt: projectmanagement is mensenwerk en het gaat om meer dan een CV of het lijstje met knock-out criteria afvinken.

Wat doet Projectondernemers?

Wij hebben projectmanagement in ons DNA. Juist omdat projectmanagement zoveel omvat en veel meer is dan een Excel lijstje bijhouden, noemen wij het projectondernemerschap. Wij managen niet een project, wij leiden een project alsof het onze eigen onderneming is. Dáárom projectondernemerschap. Wij kunnen je dus zeker helpen als jij roept: projectmanager gezocht! Wij reageren snel en denken met je mee over de beste oplossing.

Waar moet ik op letten bij inhuur?

Dat heeft ermee te maken dat door de urgentie van het inhuren (de nood is immers vaak hoog!) soms belangrijke stappen worden overgeslagen. We gaan hier nu niet verder op in, omdat we daar eerder een artikel over schreven. 

Heeft deze blog je aan het denken gezet en zoek je een projectmanager? Bekijk dan eens onze mogelijkheden of neem contact met ons op.

Help mij met zoeken!

 

(Afbeelding: pixabay)

Simpel

door
Deze blog heet bewust “simpel”, omdat het precies laat zien waar deze blog over gaat. En tegelijkertijd ook de tegenstelling laat zien: aan de ene kant is het woord simpel duidelijk, aan de andere kant kan het zomaar anders over komen dan bedoeld. Het is wel echt zo dat dingen eenvoudig houden een belangrijke best practice is in projectmanagement. In deze blog werken we 5 vragen uit om je te helpen slim te vereenvoudigen
Er is al veel over dit onderwerp gezegd. Lees deze mooie inspirerende quotes:
  • Less is more ~Van der Rohe
  • Everything should be made as simple as possible, but not simpler ~Einstein
  • Three rules of work: out of cluster find simplicity; from discore find harmony; in the middle of difficulty lies opportunity ~Einstein
  • Simplicity is the ultimate sophistication ~Leonardo da Vinci
  • Simple can be harder than complex: you have to werk hard to het your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains ~Steve Jobs
  • Life is really simple, but we insist on making it complicaties ~ Confucius

1. Moeilijke dingen makkelijk maken is vakmanschap

Op dit moment is er een verbouwing gaande in onze woning. Er zijn allerlei vakmannen aan de gang. Het mooie is dat dit mensen zijn die hun vak ècht verstaan. Zelf loop je te worstelen over een probleem, over hoe iets gemaakt moet worden. De vakman stelt precies die vragen die nodig zijn en gaat aan de slag. Probleem opgelost binnen een mum van tijd. Het vereist vakmanschap om moeilijke dingen simpel te maken. Niet alleen in de bouw, maar ook bedrijfsmatig in organisaties en omgang met mensen.

Stel jezelf de vraag: beschik ik zelf over het vakmanschap om dit probleem aan te pakken?

2. Focus op het doel of de bedoeling is cruciaal

Als je wilt vereenvoudigen, (het simpel maken) is scherpe focus op het doel en de bedoeling noodzakelijk. Dat is de kern waar het om gaat. De rest is bijzaak en van een andere prioriteit. Als bijzaken belangrijker worden dan hoofdzaken, dan wordt het ingewikkeld. En je kunt echt heel veel tijd kwijt zijn aan bijzaken!
Stel jezelf de vraag: welk doel streef ik na en hoe past dit vraagstuk daarin?

3. Eenvoudig maken betekent goed luisteren

Als je complexiteit te lijf wilt gaan, is het belangrijk om goed te luisteren. Dan kom je tot de kern, de essentie, bijvoorbeeld tot de kern van wat je opdrachtgever nodig heeft. Je eigen mening of wil doordrijven is dom en leidt uiteindelijk tot complexiteit. In dat verband viel me een uitspraak van Diederik Gommers op: “Wetenschap is iets moois: je probeert door discussie met elkaar tot een gedachtegang, een consensus te komen. Dat doen we ook als we complexe patiënten hebben: dan hebben we ook niet één mening. Dan vragen we verschillende experts om hun visie en maken we daarna een plan van aanpak. Dat gebeurt ook in het OMT.”

4. Slechte communicatie kan van eenvoudige dingen iets lastigs maken

Zelf als je goed geluisterd hebt, kan je het nog stuk maken met slechte communicatie. Eerder schreven we al over de ijsberg die je kan helpen bij adequate communicatie. Vaak heb je in projecten sterke communicatie nodig om anderen mee te nemen in het realiseren van doelen. Als je niet goed communiceert of teveel aan het zenden bent en geen vragen stelt, dan kom je er dus niet achter wat echt belangrijk is. En dat kan een bron zijn voor ruis en complexiteit.
Stel jezelf de vraag: op welke manier draagt mijn communicatie bij aan vereenvoudiging?

5. Ondoordachte eenvoud geeft juist complexiteit

Je ziet het zo vaak voorbij komen. Afraffelen, zorgen dat het snel af is, niet goed nadenken. Geen degelijke basis hebben. Eigenlijk heel onprofessioneel en geen kenmerk van vakmanschap. Als je niet klaar bent en je hebt meer tijd nodig: communiceer erover. Als het niet lukt: geef aan dat iemand anders beter in staat is het doel te bereiken. Als je dat niet doet, dan leidt dit tot complexiteit door ‘recht te maken wat krom is’.

Stel jezelf de vraag: die laatste keer dat ik werk afraffelde, waarom deed ik dat en wat kon anders?

Hoe kun je slim en kort rapporteren? 

door

Hoe kun je slim en kort rapporteren? 

Je weet veel over je project en vakgebied en er wordt aan je gevraagd om een rapportage te schrijven over je (project)opdracht. Alleen een rapportage schrijven is niet voor iedereen een eenvoudige klus. Voor de meeste mensen is het ook niet hun favoriete bezigheid. Hoe zorg je er nu voor dat je duidelijke, aantrekkelijke en vooral efficiënte rapportages schrijft. In dit artikel zoomen we hierop in: Hoe kun je slim en kort rapporteren. Projectondernemers geeft jou tips!

Maar eerst even een stapje terug want wat is rapporteren nu precies. Rapporteren is heel simpel gezegd een ander woord voor melden of het uitbrengen van een voortgangsstatus. In dit document leg je de voortgang uit je opdracht Rapportages zijn vaak schriftelijk en bevatten woorden, cijfers en grafieken.

En dan nu terug naar onze tips om slim en kort te rapporteren: 

Tip 1. Less is more

Ook wel de KISS methode genoemd (keep it short and simple). Vaak zijn we geneigd om alle data te verwerken en alles heel uitgebreid uit te schrijven. Wat er dan gebeurd is dat de lezer vaak door de bomen het bos niet meer ziet. Schrijf daarom kort en bondig en benoem enkel relevante punten. Vraag bij de start van een project welke KPI’s belangrijk zijn die je naderhand weer kan evalueren. Vraag jezelf continu af is deze data relevant om te benoemen, if not? Weg ermee. 

Tip 2. Visualisatie 

Visualisatie is een belangrijke tool. Probeer je eens te verplaatsen in de schoenen van je klant of manager. Wat willen ze nu echt weten, welke data is belangrijk voor een beslissing. De ontvanger wil vaak graag in één opslag kunnen zien waar het over gaat of wat er belangrijk is. Kies daarom verschillende kleuren voor je diagrammen. Een stoplichtje is altijd een handige vorm!

Tip 3. Betrouwbare regelmaat

Eenmalig een rapportage opstellen is gemakkelijk, maar juist de regelmaat erin houden is de uitdaging. Zeker voor mensen die in een projectcontext werken en zoeken naar verandering, is rapporteren een uitdaging. Maar bedenk: hoe betrouwbaarder de regelmaat, hoe meer de rapportage jou gaat helpen. Een eenmaal ijzeren discipline ingebouwd, maakt dat volhouden makkelijker is.

Tip 4. Herkenning door betrokken experts

Over wat je rapporteert, zou herkenning moeten zijn bij betrokken teamleden of experts die bijdragen aan de projectopdracht. Die herkenning haal je vooraf op, voordat je de rapportage deelt met je opdrachtgever. Dit voorkomt ongemakkelijke momenten en ruis in de communicatie. “Je zegt wel dat we op koers liggen, maar ik hoor van Klaas een heel ander verhaal”. 

Tip 5. Spreek vooraf duidelijke doelen af

Je rapporteert voortgang tegen een mijlpaal of doelstelling. Je hebt immers een meetpunt nodig. Als je geen doelen afspreekt, dan is er ook geen voortgang. Spreek daarom duidelijke doelen af zodat je daadwerkelijk een meting hebt. 

Tip 6. Spreek af aan wie je rapporteert

Is er een opdrachtgever? Of is er een stuurgroep? Maak afspraken wie de rapportage ontvangt en vooral: wat er mee moet gebeuren. Zijn er besluiten nodig om de voortgang erin te houden door bijvoorbeeld blokkades weg te nemen? Dan is het belangrijk om die besluitvormers te betrekken en hen uit te leggen wat hun rol is. Zorg ervoor dat het vanaf moment één overzichtelijk is en dat je dus duidelijk hebt aan wie je rapporteert.

 

Wij, Projectondernemers zijn van mening dat deze tips rapporteren een stuk leuker maakt. Doormiddel van deze tips zal een flinke stapel papierwerk bespaard worden en zul je kort en bondig te werk kunnen gaan. Heb je nog vragen of loop je ergens vast, neem dan vrijblijvend contact met ons op!

 

Ik wil hiermee aan de slag!

(Afbeelding: via Unsplash)

8 signalen dat jouw organisatie ongezond is

door

Bij Projectondernemers werken we graag aan het gezond maken van organisaties en teams. Een gezonde organisatie is in staat om doelstellingen te halen, uitdagingen aan te gaan en het is er prettig werken. Werken bij ongezonde organisaties is het tegenovergestelde. Hoe weet je nu dat jouw organisatie ongezond is? We geven je 8 signalen waaraan je een ongezonde organisatie kunt herkennen.

1. Ineffectieve meetings

Met stip op 1: meetings zonder agenda, zonder voorzitter, zonder sturen op resultaat en geen actieve deelnemers. Maar ook: dezelfde issues die keer op keer worden aangekaart zonder dat adequate opvolging. Het maakt niet uit of het hier gaat om online of offline meetings. Ook online meetings kunnen ineffectief zijn.

2. Alleen positieve feedback

Als je alleen positieve feedback hoort, lijkt het net alsof er geen problemen zijn. Dat hoeft niet altijd zo te zijn. Mensen kunnen ook niet klagen omdat negatieve opmerkingen niet op prijs worden gesteld. Ze delen negatieve feedback dan niet formeel, maar informeel. Dat wil zeggen achter ruggen om bij de koffie-automaten.

3. Weinig lef

Als je geen risico’s neemt, gaat er ook nooit iets mis. Of wel? Als je geen risico’s neemt, niet experimenteert, dan loop je misschien ook wel kansen mis! En kan je niet innoveren. Als een team bestraft wordt bij de fouten die horen bij risico’s nemen, dan heerst er onveiligheid.

4. Te veel weerstand bij verandering

Iedere verandering geeft soms weerstand. Dat is logisch en volkomen menselijk. Soms kan het ook teveel of te hardnekkig zijn. Of te lang duren. Dan is er misschien meer aan de hand. Bij dit symptoom horen ook verdedigende reacties als mensen worden aangesproken op een aandachtspunt dat verbetering behoeft.

5. Doormodderen

Hoe gaan jullie om met problemen? Doormodderen of aanpakken? Als je blijft doormodderen, dan zullen mensen teleurgesteld raken als er niets aan wordt gedaan . Duurt dit te lang, dan wordt een organisatie echt ongezond. Je zal dit ook terug horen uit de organisatie: mensen stellen zaken ter discussie en willen niet meer meewerken.

6. Een hoog ziekteverzuim

Van een ongezonde organisatie kun je letterlijk ziek worden, overspannen of een burn-out krijgen. In veel gevallen is dit ook gekoppeld aan slecht leiderschap. Een leider is niet altijd een leidinggevende, het kan ook een medewerker op de werkvloer zijn. Falende leiders aan een team toevoegen kan fataal zijn bij binnen een effectieve organisatie.

7. Personele schommelingen

Een open deur: als je merkt dat veel mensen de organisatie verlaten, dan kan dit een signaal zijn dat jouw organisatie ongezond is.

8. Mensen lachen niet meer

Begrijp me niet verkeerd, je hoeft niet altijd te lachen…? Maar als het lachen je vergaan is, dan heeft de stress het gewonnen.

Herken je dit soort signalen en wil je er wat aan doen? Neem gerust contact met ons op: wij zijn er om je te helpen.

Ik wil contact!

(Afbeelding: Foto Pierpaolo Riondato via Unsplash)

Niet rennen als kip zonder kop: 3 lessen

door

Regelmatig krijgen we bij Projectondernemers de vraag: “Hebben jullie een projectleider beschikbaar?”. Inmiddels hebben we geleerd dat het in ons vakgebied meestal niet verstandig is om direct in de actiemodus te schieten en profielen op te sturen. Onze 3 geleerde lessen delen we graag met jullie via deze blog.

Les 1: opdracht blijkt regelmatig niet de èchte opdracht

In het eerste contact met opdrachtgevers is er vaak wel een globaal beeld van de uitdaging, maar zijn er nog best veel vragen. Het is onze ervaring dat opdrachtgevers dan vaak ook wat zoekend zijn naar de juiste richting. Het is voor de hand liggend om dan als opdrachtgever te vragen naar bijvoorbeeld tijdelijke capaciteit (vb. een projectleider) om daarmee de verantwoordelijkheid te kunnen delegeren. Het gesprek verschuift dan snel richting concrete onderwerpen als profiel, tarief en beschikbaarheid terwijl ‘het wat’ in deze fase eigenlijk belangrijker is dan ‘het hoe’. Waarom? Dat is les 2!

Les 2: een probleem oplossen begint niet met een oplossing

Het zit zo in ons DNA om problemen op te willen lossen. Want een probleem is niet fijn. Het is ook vaak leuker om over oplossingen na te denken dan over het problemen. Einstein zei: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”. We hebben de ervaring opgedaan dat een goede analyse met diverse vertegenwoordigers van een organisatie een scherp beeld geeft van het probleem én bijdraagt aan het draagvlak voor de oplossing. Deze pas op de plaats wordt door opdrachtgevers soms wel eens als irritant ervaren en geframed als ‘niet oplossingsgericht’, maar inmiddels kunnen we op grond van onze ervaring goed uitleggen waarom dit heel veel energie, tijd en geld kan besparen. Bezint eer ge begint! Waarom? Dat is les 3!

Les 3: hard werken aan een verkeerde oplossing is rennen als kip zonder kop

Als we wel direct aan de slag gaan met het leveren van een projectleider die de uitgevraagde oplossing gaat realiseren, dan lopen we het reële risico dat er heel hard gewerkt wordt aan de verkeerde oplossing. Met andere woorden: dat allerlei goedbedoelde maar oneigenlijke inspanningen er niet toe leiden dat het probleem van de organisatie wordt opgelost of de ambitie wordt bereikt. Dit is frustrerend voor alle stakeholders: voor betrokken gebruikers, voor de opdrachtgever en natuurlijk ook voor onze professional. Dit is een vorm van verkwisting en daarmee niet duurzaam.

Lessen zijn verankerd in onze morgen-start-vandaag aanpak

Onze aanpak bestaat uit 3 duidelijke stappen. In de eerste stap verkennen we samen met de opdrachtgever en vertegenwoordigers wat de organisatie wil bereiken. Met onze frisse blik van buitenaf kunnen wij jouw uitdaging een sprong voorwaarts geven. Dit is de stap waarin het probleem helder wordt. Als je met ons verder wilt, is een tweede stap het verder uitwerken van concrete oplossingen. Dit doen we samen met jouw organisatie en experts uit ons netwerk. Bij de derde stap gaan we aan de slag met de verbeterslagen en kijken we ook of de uitdaging met vertrouwen wordt aangepakt. Een eventuele interim inzet vanuit Projectondernemers behoort tot de mogelijkheden als je dat wenst, maar natuurlijk kun je het ook met je eigen team verder oppakken. Met deze drie stappen zorgen we voor vertrouwen, voor het werken aan het juiste probleem en de oplossing en voorkomen we verkwisting.

 

Ik wil meer lezen over jullie aanpak!

(Afbeelding: Foto Max Kleinen via Unsplash)

Campus Delta | Rietbaan 2
2908 LP Capelle aan den IJssel

tel085 303 58 64
mailcontact@projectondernemers.nl
kvk62293613
btwNL854750253B01


Volg ons








Wij helpen jouw organisatie van morgen te maken, door vandaag te starten met ontwikkelen.

Project Ondernemers 2024 • Onderhouden door True Unlimited • All rights are reserved•Algemene voorwaarden•Disclaimer•Cookieverklaring•Privacy statement