Berichten

Simpel

Deze blog heet bewust “simpel”, omdat het precies laat zien waar deze blog over gaat. En tegelijkertijd ook de tegenstelling laat zien: aan de ene kant is het woord simpel duidelijk, aan de andere kant kan het zomaar anders over komen dan bedoeld. Het is wel echt zo dat dingen eenvoudig houden een belangrijke best practice is in projectmanagement. In deze blog werken we 5 vragen uit om je te helpen slim te vereenvoudigen
Er is al veel over dit onderwerp gezegd. Lees deze mooie inspirerende quotes:
  • Less is more ~Van der Rohe
  • Everything should be made as simple as possible, but not simpler ~Einstein
  • Three rules of work: out of cluster find simplicity; from discore find harmony; in the middle of difficulty lies opportunity ~Einstein
  • Simplicity is the ultimate sophistication ~Leonardo da Vinci
  • Simple can be harder than complex: you have to werk hard to het your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains ~Steve Jobs
  • Life is really simple, but we insist on making it complicaties ~ Confucius

1. Moeilijke dingen makkelijk maken is vakmanschap

Op dit moment is er een verbouwing gaande in onze woning. Er zijn allerlei vakmannen aan de gang. Het mooie is dat dit mensen zijn die hun vak ècht verstaan. Zelf loop je te worstelen over een probleem, over hoe iets gemaakt moet worden. De vakman stelt precies die vragen die nodig zijn en gaat aan de slag. Probleem opgelost binnen een mum van tijd. Het vereist vakmanschap om moeilijke dingen simpel te maken. Niet alleen in de bouw, maar ook bedrijfsmatig in organisaties en omgang met mensen.

Stel jezelf de vraag: beschik ik zelf over het vakmanschap om dit probleem aan te pakken?

2. Focus op het doel of de bedoeling is cruciaal

Als je wilt vereenvoudigen, (het simpel maken) is scherpe focus op het doel en de bedoeling noodzakelijk. Dat is de kern waar het om gaat. De rest is bijzaak en van een andere prioriteit. Als bijzaken belangrijker worden dan hoofdzaken, dan wordt het ingewikkeld. En je kunt echt heel veel tijd kwijt zijn aan bijzaken!
Stel jezelf de vraag: welk doel streef ik na en hoe past dit vraagstuk daarin?

3. Eenvoudig maken betekent goed luisteren

Als je complexiteit te lijf wilt gaan, is het belangrijk om goed te luisteren. Dan kom je tot de kern, de essentie, bijvoorbeeld tot de kern van wat je opdrachtgever nodig heeft. Je eigen mening of wil doordrijven is dom en leidt uiteindelijk tot complexiteit. In dat verband viel me een uitspraak van Diederik Gommers op: “Wetenschap is iets moois: je probeert door discussie met elkaar tot een gedachtegang, een consensus te komen. Dat doen we ook als we complexe patiënten hebben: dan hebben we ook niet één mening. Dan vragen we verschillende experts om hun visie en maken we daarna een plan van aanpak. Dat gebeurt ook in het OMT.”

4. Slechte communicatie kan van eenvoudige dingen iets lastigs maken

Zelf als je goed geluisterd hebt, kan je het nog stuk maken met slechte communicatie. Eerder schreven we al over de ijsberg die je kan helpen bij adequate communicatie. Vaak heb je in projecten sterke communicatie nodig om anderen mee te nemen in het realiseren van doelen. Als je niet goed communiceert of teveel aan het zenden bent en geen vragen stelt, dan kom je er dus niet achter wat echt belangrijk is. En dat kan een bron zijn voor ruis en complexiteit.
Stel jezelf de vraag: op welke manier draagt mijn communicatie bij aan vereenvoudiging?

5. Ondoordachte eenvoud geeft juist complexiteit

Je ziet het zo vaak voorbij komen. Afraffelen, zorgen dat het snel af is, niet goed nadenken. Geen degelijke basis hebben. Eigenlijk heel onprofessioneel en geen kenmerk van vakmanschap. Als je niet klaar bent en je hebt meer tijd nodig: communiceer erover. Als het niet lukt: geef aan dat iemand anders beter in staat is het doel te bereiken. Als je dat niet doet, dan leidt dit tot complexiteit door ‘recht te maken wat krom is’.

Stel jezelf de vraag: die laatste keer dat ik werk afraffelde, waarom deed ik dat en wat kon anders?

8 signalen dat jouw organisatie ongezond is

Bij Projectondernemers werken we graag aan het gezond maken van organisaties en teams. Een gezonde organisatie is in staat om doelstellingen te halen, uitdagingen aan te gaan en het is er prettig werken. Werken bij ongezonde organisaties is het tegenovergestelde. Hoe weet je nu dat jouw organisatie ongezond is? We geven je 8 signalen waaraan je een ongezonde organisatie kunt herkennen.

1. Ineffectieve meetings

Met stip op 1: meetings zonder agenda, zonder voorzitter, zonder sturen op resultaat en geen actieve deelnemers. Maar ook: dezelfde issues die keer op keer worden aangekaart zonder dat adequate opvolging. Het maakt niet uit of het hier gaat om online of offline meetings. Ook online meetings kunnen ineffectief zijn.

2. Alleen positieve feedback

Als je alleen positieve feedback hoort, lijkt het net alsof er geen problemen zijn. Dat hoeft niet altijd zo te zijn. Mensen kunnen ook niet klagen omdat negatieve opmerkingen niet op prijs worden gesteld. Ze delen negatieve feedback dan niet formeel, maar informeel. Dat wil zeggen achter ruggen om bij de koffie-automaten.

3. Weinig lef

Als je geen risico’s neemt, gaat er ook nooit iets mis. Of wel? Als je geen risico’s neemt, niet experimenteert, dan loop je misschien ook wel kansen mis! En kan je niet innoveren. Als een team bestraft wordt bij de fouten die horen bij risico’s nemen, dan heerst er onveiligheid.

4. Te veel weerstand bij verandering

Iedere verandering geeft soms weerstand. Dat is logisch en volkomen menselijk. Soms kan het ook teveel of te hardnekkig zijn. Of te lang duren. Dan is er misschien meer aan de hand. Bij dit symptoom horen ook verdedigende reacties als mensen worden aangesproken op een aandachtspunt dat verbetering behoeft.

5. Doormodderen

Hoe gaan jullie om met problemen? Doormodderen of aanpakken? Als je blijft doormodderen, dan zullen mensen teleurgesteld raken als er niets aan wordt gedaan . Duurt dit te lang, dan wordt een organisatie echt ongezond. Je zal dit ook terug horen uit de organisatie: mensen stellen zaken ter discussie en willen niet meer meewerken.

6. Een hoog ziekteverzuim

Van een ongezonde organisatie kun je letterlijk ziek worden, overspannen of een burn-out krijgen. In veel gevallen is dit ook gekoppeld aan slecht leiderschap. Een leider is niet altijd een leidinggevende, het kan ook een medewerker op de werkvloer zijn. Falende leiders aan een team toevoegen kan fataal zijn bij binnen een effectieve organisatie.

7. Personele schommelingen

Een open deur: als je merkt dat veel mensen de organisatie verlaten, dan kan dit een signaal zijn dat jouw organisatie ongezond is.

8. Mensen lachen niet meer

Begrijp me niet verkeerd, je hoeft niet altijd te lachen…😀 Maar als het lachen je vergaan is, dan heeft de stress het gewonnen.

Herken je dit soort signalen en wil je er wat aan doen? Neem gerust contact met ons op: wij zijn er om je te helpen.

Ik wil contact!

(Afbeelding: Foto Pierpaolo Riondato via Unsplash)

Niet rennen als kip zonder kop: 3 lessen

Regelmatig krijgen we bij Projectondernemers de vraag: “Hebben jullie een projectleider beschikbaar?”. Inmiddels hebben we geleerd dat het in ons vakgebied meestal niet verstandig is om direct in de actiemodus te schieten en profielen op te sturen. Onze 3 geleerde lessen delen we graag met jullie via deze blog.

Les 1: opdracht blijkt regelmatig niet de èchte opdracht

In het eerste contact met opdrachtgevers is er vaak wel een globaal beeld van de uitdaging, maar zijn er nog best veel vragen. Het is onze ervaring dat opdrachtgevers dan vaak ook wat zoekend zijn naar de juiste richting. Het is voor de hand liggend om dan als opdrachtgever te vragen naar bijvoorbeeld tijdelijke capaciteit (vb. een projectleider) om daarmee de verantwoordelijkheid te kunnen delegeren. Het gesprek verschuift dan snel richting concrete onderwerpen als profiel, tarief en beschikbaarheid terwijl ‘het wat’ in deze fase eigenlijk belangrijker is dan ‘het hoe’. Waarom? Dat is les 2!

Les 2: een probleem oplossen begint niet met een oplossing

Het zit zo in ons DNA om problemen op te willen lossen. Want een probleem is niet fijn. Het is ook vaak leuker om over oplossingen na te denken dan over het problemen. Einstein zei: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”. We hebben de ervaring opgedaan dat een goede analyse met diverse vertegenwoordigers van een organisatie een scherp beeld geeft van het probleem én bijdraagt aan het draagvlak voor de oplossing. Deze pas op de plaats wordt door opdrachtgevers soms wel eens als irritant ervaren en geframed als ‘niet oplossingsgericht’, maar inmiddels kunnen we op grond van onze ervaring goed uitleggen waarom dit heel veel energie, tijd en geld kan besparen. Bezint eer ge begint! Waarom? Dat is les 3!

Les 3: hard werken aan een verkeerde oplossing is rennen als kip zonder kop

Als we wel direct aan de slag gaan met het leveren van een projectleider die de uitgevraagde oplossing gaat realiseren, dan lopen we het reële risico dat er heel hard gewerkt wordt aan de verkeerde oplossing. Met andere woorden: dat allerlei goedbedoelde maar oneigenlijke inspanningen er niet toe leiden dat het probleem van de organisatie wordt opgelost of de ambitie wordt bereikt. Dit is frustrerend voor alle stakeholders: voor betrokken gebruikers, voor de opdrachtgever en natuurlijk ook voor onze professional. Dit is een vorm van verkwisting en daarmee niet duurzaam.

Lessen zijn verankerd in onze morgen-start-vandaag aanpak

Onze aanpak bestaat uit 3 duidelijke stappen. In de eerste stap verkennen we samen met de opdrachtgever en vertegenwoordigers wat de organisatie wil bereiken. Met onze frisse blik van buitenaf kunnen wij jouw uitdaging een sprong voorwaarts geven. Dit is de stap waarin het probleem helder wordt. Als je met ons verder wilt, is een tweede stap het verder uitwerken van concrete oplossingen. Dit doen we samen met jouw organisatie en experts uit ons netwerk. Bij de derde stap gaan we aan de slag met de verbeterslagen en kijken we ook of de uitdaging met vertrouwen wordt aangepakt. Een eventuele interim inzet vanuit Projectondernemers behoort tot de mogelijkheden als je dat wenst, maar natuurlijk kun je het ook met je eigen team verder oppakken. Met deze drie stappen zorgen we voor vertrouwen, voor het werken aan het juiste probleem en de oplossing en voorkomen we verkwisting.

 

Ik wil meer lezen over jullie aanpak!

(Afbeelding: Foto Max Kleinen via Unsplash)

Hoe voorkom je dat je project in drijfzand terecht komt?

We kennen allemaal de energie die vrijkomt bij de start van een nieuw project. Met frisse moed gaan we iets nieuws doen, wetende dat tijd en geld beperkt zijn. Het doel voor ogen, taken verdelen, een wekelijks overleg inplannen en aan de slag!

Toch zul je ook vast herkennen dat een project weleens niet langer vooruitkomt. Dat na een voortvarende start het project langzaam maar zeker in een soort drijfzand terechtkomt. Het doel is niet meer helder, ideeën gaan alle kanten op en de aandacht van het team verschuift langzaam naar andere zaken. Hoe kan dit gebeuren? En, nog belangrijker, wat doe je eraan om dit te voorkomen?

Iemand vroeg me laatst of ik niet wat tips had om te voorkomen dat een project zo verzandt. Natuurlijk is ieder project anders en daarom is het lastig om concrete tips te geven die een succesvol project garanderen; daar geloof ik niet in. Maar als projectmanager bij Projectondernemers heb ik veel projecten voorbij zien komen en daarin komen steeds dezelfde patronen en valkuilen terug die een goed resultaat in de weg zitten. Door deze patronen te herkennen bij jezelf en anderen kun je op tijd bijsturen en zorgen dat iedereen de energie behoudt om verder te komen. De inzichten die ik heb opgedaan wil ik graag met je delen. Dit zijn volgens mij de vijf belangrijkste voorwaarden voor een succesvol project:

1. Maak onderscheid tussen inhoud en proces.

De inhoud van een project is gewoon het onderwerp waar het over gaat: een nieuwe manier van werken, een grote software update of een nieuwe marketing campagne. We snappen allemaal wat dit betekent en hier worden we enthousiast van! Het proces gaat over alles wat nodig is om met de inhoud aan de slag te gaan: afspraken, communicatie, samenwerking etc. Het proces staat vaak meer op de achtergrond. We vinden het allemaal heel vanzelfsprekend om afspraken te maken en samen te werken en gaan er vanuit dat iedereen weet wat hiervoor nodig is. Het proces is impliciet onderdeel van het werk in een project.

Ik realiseer me dat dit een abstract idee is, maar als je het verschil tussen inhoud en proces kent worden in projectwerk zaken ineens heel duidelijk. Het zijn twee kanten van dezelfde medaille, het een kan niet zonder het ander. Wanneer je het verschil ziet, begrijpt en kunt benoemen kan dat enorm helpen om conflicten binnen het project op te lossen of andere obstakels weg te nemen.

2. Proces heeft net zoveel aandacht nodig als de inhoud.

Beide kanten van de medaille moeten evenveel aandacht krijgen. Een projectteam moet het niet alleen eens zijn over het doel en het beoogde resultaat, maar ook over hoe we samenwerken en wat acceptabel is om van elkaar te vragen, oftewel het proces.

Een voorbeeld: Scrum is een veelgebruikte projectmethode waarvan twee belangrijke onderdelen zich puur richten op het proces. In de eerste plaats kent in een Scrum project geen klassieke projectleider, maar een Scrummaster die ervoor zorgt dat het team altijd vooruit kan. De Scrummaster zorgt er bijvoorbeeld voor dat blokkades worden weggenomen, problemen bespreekbaar worden gemaakt en informatie op het juiste moment beschikbaar is. De Scrummaster bemoeit zich dus niet met de inhoud van het project maar enkel met het optimaal functioneren van het team.

Het tweede aspect is de retrospective meeting. Binnen Scrum wordt in twee tot vier weken een ontwikkelcyclus afgerond en aan het eind van zo’n cyclus is er een retrospective meeting. Hierin kijkt het team terug op de cyclus en wordt besproken hoe de samenwerking beter kan. Twee uur lang wordt er alleen maar over het proces gesproken: Wat vinden we prettig? Hoe kunnen we beter communiceren? Hoe leggen we zaken goed vast? Hoe houden we elkaar gemotiveerd en energiek? Door deze zaken los van de inhoud met elkaar te bespreken zorg je dat je als team optimaal kunt functioneren en het team zich vol vertrouwen kan storten op het doel van het project.

3. Het projectteam is niet als enige verantwoordelijk voor het resultaat.

Projectwerk is best persoonlijk. Je levert een flinke inspanning voor een onderwerp dat je aanspreekt en je hoopt voor jezelf en anderen iets moois te creëeren. Een team kan zich heel verantwoordelijk gaan voelen voor het resultaat. We willen immers de resultaten van het project trots aan onze collega’s laten zien. Dit is een prima drijfveer om goede kwaliteit te leveren maar het kan ook voortgang in de weg zitten als het resultaat niet overeenkomt met verwachtingen.

Het projectteam is echter niet verantwoordelijk voor het resultaat, want degene die bepaalt of een resultaat goed is of niet is altijd de opdrachtgever. Een project wordt opgericht omdat een opdrachtgever het werk niet alleen kan uitvoeren en taken moet delegeren aan anderen. De verwachtingen van een opdrachtgever kunnen heel anders zijn dan dat van het projectteam en dat betekent dat je als teamlid soms werk uitvoert dat niet overeenkomt met je eigen ideeën. Natuurlijk kan een team een opdrachtgever adviseren en overtuigen van hun eigen ideeën, maar het is de opdrachtgever die het laatste woord heeft. Als je je beseft dat je als persoon niet verantwoordelijk wordt gehouden voor het resultaat dan is het veel makkelijker om je verwachting bij te stellen als dat nodig is en zo mee te gaan in het verloop van een project.

4. Een project betekent altijd compromissen sluiten.

Het leiden van een project gaat in de basis over het balanceren tussen drie zaken: geld, tijd en de scope. Scope – reikwijdte in goed Nederlands – gaat over de afbakening van het werk dat gedaan moet worden: wat doen we wel en wat doen we niet? Het gaat erom een zo groot mogelijke scope te realiseren voor zo weinig mogelijk geld en in een zo kort mogelijke tijd. Een spanningsveld dus, waarvoor geen perfecte oplossing bestaat. Tijd en geld zijn altijd schaars terwijl de ambitie voor de scope meestal groeit. Doelen en plannen moeten nogal eens aangepast worden omdat dingen langer duren of er omdat toch écht wat extra werk moet gebeuren. De balans staat continu onder druk en het gevolg is dat er een compromis gesloten moet worden omdat er niet zomaar meer geld of tijd beschikbaar is.

Als je een compromis niet ziet aankomen dan is het altijd pijnlijk om je ambitie te moeten bijstellen. Maar als je er vooraf al rekening mee houdt en accepteert dat het resultaat waarschijnlijk niet helemaal overeen zal komen met wat je in eerste instantie hoopt, dan zie je juist dat het nodig is om verder te komen met het project en uiteindelijk wel een resultaat zal opleveren.

5. Samenwerken als team betekent persoonlijke vrijheid opgeven.

Verschillende mensen doen dingen op verschillende manieren. Niet alleen kan de aanpak verschillen, ook kunnen je collega’s een ander idee hebben over detail en kwaliteit. Wat de een belangrijk vindt kan de ander zien als geneuzel over details. Een valkuil die ik vaak zie is dat daardoor veel tijd verloren gaat in discussie over aanpak en kwaliteit vóór dat iemand met een taak begint. Eigenlijk laat je daarmee zien dat er geen vertrouwen is in elkaars oordeel; ik ga dit niet loslaten voordat ik zeker weet dat ik het ermee eens ben!

Teamwerk gaat juist over het vertrouwen in elkaars kwaliteiten en de gezamenlijke uitkomst, en dat vraagt om het los kunnen laten van persoonlijke overtuigingen. Gesprekken over kwaliteit en een manier van werken moeten zeker gevoerd worden, maar dan in algemene zin zodat ieder voor zich weet wat het team acceptabel vindt; je maakt een beeld over de inhoud een onderdeel van je proces. Als dit soort discussies steeds de kop op steken weet je meteen waarover je een gesprek kunt hebben. Zijn wij een verzameling individuen of zijn wij een team? En wat kunnen we samen afspreken om het vertrouwen in elkaars werk te vergroten?

Wie durft?

Projecten zijn complex en er spelen altijd factoren die maken dat een project nooit helemaal verloopt zoals verwacht. Maar wat in mijn ogen zeker helpt is om beter te begrijpen wat een project precies is en zo duidelijker te zien waar een probleem ontstaat. De vijf genoemde punten helpen daarbij door te laten zien dat inhoud en proces los van elkaar aandacht nodig hebben en dat je eigen verwachtingen bepalen hoe flexibel je kunt omgaan met veranderingen in een project. Dit is zeker niet eenvoudig, maar wie het aandurft om dit bespreekbaar te maken en als team aan de slag te gaan met deze vijf inzichten zal zien dat inhoudelijk succes echt volt uit een goed georganiseerd project!

Wat hierboven staat is mijn visie, gebaseerd op mijn ervaring. Ik ben erg benieuwd hoe jij dit ziet! Herken je dit? Wat is jouw ervaring? Zijn er volgens jou nog andere factoren die een rol spelen? Ik zou het leuk vinden als je een reactie achterlaat!

Geschreven door: Michiel Rutjes