Tag Archief van: Projectmanager

Verantwoordelijkheid in het MT

In ons werk krijgen we te maken met alle lagen in de hiërarchie van organisaties. Problemen die op uitvoeringsniveau spelen, komen vaak in een net iets andere verschijningsvorm terug in de directie/bestuurskamer, de MT-tafel of in het projectteam. 

In dit tweede artikel, uit een serie van vier, behandelen we het onderwerp Verantwoordelijkheid vanuit het perspectief van het MT. 

Organisaties komen vooruit door resultaten, waarmee impact wordt gemaakt. En om dat te bereiken worden jaarplannen en strategische agenda’s ingezet. Aan MT-tafels wordt de voortgang besproken en vindt bijsturing plaats. Afdelingsmanagers en andere MT leden zijn belast met veel verantwoordelijkheid en hebben om die reden een hoog verantwoordelijkheidsbesef. Maar wat nu als de organisatie waaraan zij leidinggeven dit in mindere mate heeft? Wat gebeurt er dan in het MT? Nemen zij de verantwoordelijkheid over? Of juist niet? En waarom? 

De casus: Besluiteloosheid aan de MT-tafel 

We nemen je mee naar de MT-tafel van een gemiddelde zorgorganisatie. De plek waar tactische besluiten worden genomen over uitvoering van strategisch beleid. Vaak gaat het om afdeling overstijgende onderwerpen. In dit MT komt een bepaald onderwerp bij herhaling terug. Bespreking van het onderwerp levert steevast een vurig debat op en er zijn heftige discussies. De ene keer is de conclusie dat er een advies moet worden gevraagd aan een inhoudelijke expert, de andere keer is een financieel perspectief nodig. Maar het resultaat is: de behandeling van het onderwerp suddert maar door en er worden geen knopen doorgehakt. Een andere verschijningsvorm van hetzelfde probleem is het doorschuiven of niet behandelen van actuele status van actiepunten. Het kan zijn dat een andere crisis aandacht vraagt of dat de bespreking van openstaande acties (die dus niet zijn uitgevoerd) worden aangegrepen om de nut-en-noodzaak kaart te trekken en een eerder genomen besluit opnieuw in twijfel te trekken. 

Onze visie op wat hier gebeurt 

Hier is sprake van duikgedrag en het ontlopen van verantwoordelijkheid. Als de voorzitter van het MT vermoedt dat een onderwerp tot discussie leidt, is deze vaak terug te voeren op één of twee deelnemers. Als blijkt dat een onderwerp nog niet klaar is voor besluitvorming, is het dus niet klaar om als zodanig op de MT-agenda te verschijnen. In plaats van de inspanning te richten aan de voorkant – het besluit-klaar krijgen van het voorstel – verschuift de inspanning naar de achterkant. Wij zijn van mening dat sterk procesmanagement, vergaderdiscipline en combinatie met omgevingssensitiviteit kan bijdragen aan het voorkomen van deze situaties. 

Hoe kun je als MT-lid de verantwoordelijkheid én slagkracht van je MT vergroten? 

Peilen van de belangen vooraf 

Meestal weet je als voorzitter (maar ook als deelnemer) wel dat bepaalde onderwerpen tot discussie leiden. Pak voor het MT-overleg de telefoon, peil de belangen en deel je zorg. Op die manier voorkom je ongemakkelijke momenten in een MT-vergadering. Neem  liever je verantwoordelijkheid vooraf! 

Strakke agendavorming 

Denk na over wat je met een onderwerp wilt. Welk onderwerp zou de meeste discussie geven: ‘security beleid’, ’opinievormend: verwachtingen t.a.v. security beleid’, ‘ter besluit: voorstel security beleid’, ‘ter info: aankondiging wettelijke wijziging security’. Duidelijk per onderdeel aangeven wat de bedoeling is en wat de vraag aan het MT is, helpt in de zakelijke afhandeling ervan. 

Een rondje maken en concluderen (en niet oeverloos discussiëren) 

Bij het behandelen van een agendapunt, kan het enorm helpend zijn om voor dat punt een rondje te maken waarin iedere deelnemer zijn zienswijze kan geven, vragen kan stellen of aanvullingen kan maken. Voorkom herhalingen (of zeggen: ik sluit aan op Frank en vul aan..). De voorzitter noteert de belangrijkste feedback en vat die aan het einde samen in een conclusies. Hij verbindt er een vervolgafspraak of besluit aan en legt dit vast. Dit spaart tijd uit ten opzichte van ongestructureerde discussie.  

Discussie beslechten buiten het MT 

Als je merkt dat een discussie zich concentreert op enkele MT-leden, dan is het handig om het onderwerp apart met hen door te spreken. Bij voorkeur op een creatieve manier, met een whiteboard of flipover. Dat leidt tot een beter begrip voor elkaar, brengt verbinding, maar geeft ook de noodzakelijke verdieping. 

Welke oplossing biedt Projectondernemers? 

Met ‘Projectmanagement als dienst’ biedt Projectondernemers een gebalanceerde inzet van een interim projectmanager in combinatie met een virtueel projectmanagement office. Deze combinatie maakt het mogelijk dat alle benodigde stappen op tijd worden gezet. Doordat onze projectmanagers zich niet hoeven bezig te houden met actielijsten en planningen, kunnen zijn hun aandacht richten op stakeholder management. In dit specifieke voorbeeld halen zij vooraf verwachtingen op waardoor MT-agendastukken vanuit projecten voldoen en iedereen zijn eigen rol pakt. Lees hier meer over onze oplossing.

Ons instrument is onze stijl van werken 

Wij zijn gemotiveerd en verbinden ons aan jouw doel. Dat betekent echt eigenaarschap tonen, op en top gedreven in een informele cultuur. Werk houden we zo eenvoudig mogelijk. Wil jij weten of onze stijl van werken klikt met jou? Plan hier vrijblijvend een online klik-gesprek met Ilona.  

Verantwoordelijkheid in het projectteam

In ons werk krijgen we te maken met alle lagen in de hiërarchie van organisaties. Problemen die op uitvoeringsniveau spelen, komen vaak in een net iets andere verschijningsvorm terug in de directie/bestuurskamer, de MT-tafel of in het projectteam. 

We delen de kennis en ervaring van Projectondernemers in deze serie van vier artikelen. In dit derde artikel behandelen we het onderwerp Verantwoordelijkheid vanuit het perspectief van het projectteam. 

Projecten en programma’s hebben hun bestaansrecht in het leveren van resultaten, waarmee impact wordt gemaakt. Om die resultaten te bereiken worden plannen van aanpak geschreven, planningen en werkpakketten samengesteld en evaluaties op de uitvoering gedaan. In projectteams wordt de voortgang besproken en vindt bijsturing plaats. Projectmanagers en hun stuurgroepen zijn belast met veel verantwoordelijkheid en hebben om die reden een hoog verantwoordelijkheidsbesef. Maar wat nu als het projectteam waaraan zij leidinggeven dit in mindere mate heeft? Wat gebeurt er dan in de stuurgroep? Nemen zij de verantwoordelijkheid over? Of juist niet? En waarom? 

De casus: Het resultaat dat maar niet komt 

We nemen je mee naar het projectoverleg binnen een gemiddelde zorgorganisatie. Hier draait een veelheid aan projecten gericht op het verbeteren van deze organisatie, zodat strategische doelen worden gerealiseerd. De meeste projecten liggen op stoom maar er is een lijstje hoofdpijn projecten dat maar niet tot leveren komt. In gesprek met de betrokken projectmanagers komen verschillende oorzaken naar voren. Opdrachtgevers pakken hun rol niet, afdelingen werken niet mee, teamleden zeggen resultaat toe maar leveren niet, leveranciers komen hun afspraken niet na. De projectmanagers in kwestie kunnen niets anders dan telkens vertraging melden. Mijlpalen worden aangepast en resultaat blijft uit. 

Onze visie op wat hier gebeurt 

Hier is sprake van duikgedrag en het ontlopen van verantwoordelijkheid. Het is de taak van de projectmanager om zichtbaar te maken welke afhankelijkheden er zijn en duidelijke afspraken te maken over leveringen. Als nakoming van deze afspraken uitblijft, is een interventie vanuit de projectmanager nodig. Hij gaat in gesprek met het bewuste teamlid, afdeling of leverancier. Onderdeel van de interventie zijn werkafspraken die gemaakt worden, die de projectmanager monitort. Als nakoming hiervan uitblijft, is het bespreekbaar maken in de stuurgroep, inclusief verbetervoorstel, een noodzakelijke vervolgstap. Blijft resultaat alsnog uit? Een meer drastische ingreep is noodzakelijk: wissel van teamleden, een afdeling buiten scope van het project plaatsen of afscheid nemen van een niet presterende leverancier. Wij zijn van mening dat sterk procesmanagement, omgevingssensitiviteit en niet te lang doormodderen kan bijdragen aan het voorkomen van deze situaties. 

Hoe kun je als projectmanager de verantwoordelijkheid én slagkracht van je project vergroten? 

Werk aan rolvastheid 

Door goed na te denken over rollen in je projectteam van zowel personen, afdelingen als overlegvormen, leg je een stevige basis voor rolvast werken. Als iedereen zich houdt aan zijn rol, dan geeft dat duidelijkheid. In het genoemde voorbeeld kun je dan teruggaan naar de afspraak die gemaakt is over de planning en het samenwerkingsmodel.  

Maak teamleden verantwoordelijk voor rapporteren van hun updates 

Zorg dat projectteamleden zelf de status van hun acties en planningen updaten voorafgaand aan projectteamoverleg en neem dit niet over. Zorg dat zij voorstellen aandragen als een onderdeel achterblijft op planning. Op deze manier wordt gestuurd op het nemen van verantwoordelijkheid. 

Een rondje maken en concluderen (en niet oeverloos discussiëren) 

Als een agendapunt wordt behandeld, dan kan het enorm helpend zijn om voor dat punt een rondje te maken waarin iedere deelnemer zijn zienswijze kan gegeven, evt. vragen kan stellen of aanvullingen kan doen. Hierbij is het van belang dat herhalingen worden voorkomen. De projectmanager noteert de belangrijkste feedback en vat die aan het einde samen in een conclusies. Hij verbindt er een vervolgafspraak of besluit aan en legt dit vast. Dit spaart tijd uit ten opzichte van ongestructureerde discussie.  

Discussie beslechten buiten het projectteam 

Als je merkt dat een discussie zich concentreert op enkele projectdeelnemers, dan is het handig om het onderwerp apart met hen door te spreken. Bij voorkeur op een creatieve manier, met een whiteboard of flipover. Dat leidt tot een beter begrip voor elkaar, brengt verbinding, maar geeft ook de noodzakelijke verdieping. 

Welke oplossing biedt Projectondernemers? 

Met ‘Projectmanagement als dienst’ biedt Projectondernemers een gebalanceerde inzet van een interim projectmanager in combinatie met een virtueel projectmanagement office. Deze combinatie maakt het mogelijk dat alle stappen die nodig zijn op tijd worden gezet. Doordat onze projectmanagers zich niet hoeven bezig te houden met actielijsten en planningen, kunnen zijn hun aandacht richten op stakeholder management. In dit specifieke voorbeeld betekent dit dat een projectonderdeel met mogelijke vertraging vroegtijdig in beeld is en dat er op tijd ingegrepen kan worden om vertraging te voorkomen. Lees hier meer over onze oplossing.

Wij zorgen voor resultaat 

Wij zorgen voor resultaat, vooral in complexe situaties en zijn ervan overtuigd dat we jouw organisatie vakkundig klaarzetten voor morgen. Wil jij weten hoe we deze positieve impact kunnen leveren? Plan hier vrijblijvend een online klik-gesprek met Ilona. 

Verantwoordelijkheid en onze oplossing

In ons werk krijgen we te maken met alle lagen in de hiërarchie van organisaties. Problemen die op uitvoeringsniveau spelen, komen vaak in een net iets andere verschijningsvorm terug in de directie/bestuurskamer, de MT-tafel of in het projectteam. 

We deelden de kennis en ervaring van Projectondernemers in een serie van vier artikelen. We hebben drie artikelen geschreven die het onderwerp Verantwoordelijkheid behandelen vanuit het perspectief van de bestuurder, het MT en het projectteam. In dit afsluitende artikel behandelen we de conclusie en nemen we je mee in onze oplossing. 

Onze visie op wat hier gebeurt: Conclusie 

In deze serie zijn we specifiek ingegaan op het onderwerp Verantwoordelijkheid. Vanuit onze ervaring hebben we laten zien dat het vaak gaat om versterken van rolvastheid, het hanteren van management by exception, een sterk besluitvormingsproces met voldoende inspanning ‘aan de voorkant’, sterk procesmanagement, omgevingssensitiviteit, vastleggen én monitoren van duidelijke werkafspraken, interventies bij uitblijven van resultaat om doormodderen te voorkomen. Om die verantwoordelijkheid goed te kunnen invullen is van essentieel belang: 

  • Goede samenwerking 
  • Informatie  
  • Sturing 

Wij zien dat (zorg)organisaties hier vaak mee worstelen. Door het ontbreken van bijvoorbeeld statusinformatie zijn managers veel tijd kwijt met ophalen van deze informatie. Tijd die op een andere manier beter had kunnen worden besteed. Er kan geconcludeerd worden dat door het versterken van verantwoordelijkheid, het leveren van resultaat binnen een organisatie verbetert. En dat deze organisaties daarmee meer impact maken en klaar zijn voor morgen.  

Welke oplossing biedt Projectondernemers? 

Met ‘Projectmanagement als dienst’ biedt Projectondernemers een gebalanceerde inzet van een interim projectmanager in combinatie met een virtueel projectmanagement office. Deze combinatie maakt het mogelijk dat alle stappen die nodig zijn op tijd worden gezet. Doordat onze projectmanagers zich niet hoeven bezig te houden met actielijsten en planningen, kunnen zijn hun aandacht richten op stakeholder management en het voorbereiden van enerzijds besluitvorming en anderzijds interventies.  Lees hier meer over onze oplossing.

Onze aanpak geeft resultaat 

Wil jij stapsgewijs bouwen aan de toekomst van jouw organisatie? We gaan graag met jou in gesprek en vormen ons, in korte tijd, een helder beeld van jouw uitdaging. Maar eerst moet het klikken tussen jou en ons. Plan hier gerust jouw vrijblijvende online klik-gesprek met of Ilona en ontdek of wij iets kunnen betekenen voor jou.  

 

Wij zoeken een Project Management Officer

Wij zijn op zoek naar een Project Management Officer! Herken jij je in de profielschets die hoort bij deze functie? Neem dan contact op met Ernst-Jan.

Je bouwt graag mee aan het verbeteren van organisaties en maakt daarmee impact, fungeert als rechterhand van de projectmanager, neemt verantwoordelijkheid voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten, bent een gezellig mens in de omgang, een kei in communicatie en een sparringpartner op niveau van projectmanager.

Herken jij jezelf hierin en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan gaan wij graag snel met jou in gesprek!

Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Dat kunnen wij niet voor jou bepalen, want jij bent een kei in het stellen van prioriteiten ten behoeve van de projecten die je ondersteunt! Je werkt in ieder geval wisselend op locatie bij Projectondernemers (vlakbij Rotterdam, in Capelle a/d IJssel) en natuurlijk thuis.
Onze klanten zijn veelal wat grotere organisaties die geconfronteerd worden met een impactvolle verandering. Dat kunnen zowel publieke dienstverleners zijn als commerciële bedrijven. Samen met jouw ondersteuning maken we maatschappelijk impact!

Wat kun je verwachten van onze organisatie?
Je komt te werken in een compact team, waardoor de lijntjes lekker kort zijn. We hebben een platte organisatie. We hebben eens per maand een teammeeting waarvan de helft gericht is op actieve kennisdeling, maar waar we elkaar ook echt even spreken. De werkcultuur kenmerkt zich door aanpakken en doorwerken, maar een grapje op zijn tijd of het delen van je weekendavonturen waarderen we ook enorm. Je gaat een hecht team versterken, dat voor uitkijkt naar jouw inbreng en ondersteuning.

Wat breng jij mee?
We zoeken een PMO’er die oog heeft voor dat wat de projectmanager nodig heeft aan ondersteuning. Je zorgt voor tijdige afstemming tussen de partijen in geval van onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en durft kritisch te zijn, maar vertrouwt ook op de expertise van de projectmanager. Je meet en rapporteert op een transparante manier de voortgang van projecten aan verschillende stakeholders en projectteamleden. In je rugzak zit ervaring met de verschillende projectmanagement stijlen en methodieken. Je hart sneller gaat kloppen van stapsgewijze ontwikkeling van organisaties en de mensen die er werken en bent in staat op project- en programmaniveau te werken.

Samengevat:

  • Je hebt aantoonbare ervaring als Project Management Officer
  • Je bent geweldig in organiseren en samenwerken
  • Je neemt verantwoordelijk en wijst anderen op hun verantwoordelijkheid
  • Je bent een kei in najagen en afronden
  • Je bent assertief en pakt makkelijk de telefoon
  • Je hebt uitmuntende taalbeheersing en digitale vaardigheden
  • Je beschikt over een afgeronde HBO opleiding
  • Je hebt een positieve mindset: hoe kan het wél?
  • Je zorgt goed voor jezelf en de ander
  • Ervaring met workflow tooling en asynchroon werken is een pré

Wat bieden we jou?

  • Een team met goedlachse en hardwerkende collega’s.
  • Een fijne werkomgeving met ruimte voor talentontwikkeling.
  • Een jaarcontract, gevolgd door een contract voor onbepaalde tijd.
  • Een marktconform salaris, afhankelijk van leeftijd en ervaring.
  • Een passende oplossing voor mobiliteit en voorwaarden.
  • Interessante en uitdagende opdrachten.
  • Wij doen regelmatig aan intervisie met collega’s: je staat er nooit alleen voor!
  • Wij geven de voorkeur aan een dienstverband van 32 uur, zodat je tijd over houdt om op te laden door het doen van andere leuke dingen dan werk.

Hoe solliciteren?
Denk jij dat deze functie op jouw lijf is geschreven? Dan kijken we uit om jou te ontmoeten! Solliciteren kan eenvoudig via onderstaande knop. Een korte motivatie en recent CV zijn voldoende. Heb je nog vragen? Bel dan gewoon even met onze directeur/eigenaar Ernst-Jan via (06) 53 99 99 15.

 

 

Projectmanager gezocht!

Projectmanager gezocht! Dit is een zin – of misschien meer noodkreet?- die we in ons werk heel vaak tegenkomen. Het raakt direct onze interim dienstverlening en daarom dit keer wat meer over dit onderwerp.

Projectmanager gezocht! Wanneer dan?

Projectmanagers worden om uiteenlopende redenen gezocht. Zo kan er sprake zijn van (ziekte)uitval in een organisatie. Het werkpakket wordt dan aanvankelijk verdeeld onder collega’s, maar uiteindelijk is dit niet goed op te vangen en wordt er gezocht naar versterking. In andere gevallen heeft een organisatie helemaal geen projectmanagers in dienst en doen medewerkers het managen van projecten erbij. Soms kan een project te groot zijn om het erbij te doen en dan wordt er versterking gezocht. In dit soort gevallen is de nood hoog: er moet snel wat gebeuren, omdat er anders mensen om dreigen te vallen. Er zijn natuurlijk ook voorbeelden van organisaties die ruime ervaring hebben met het inhuren van projectmanagers. Dan is een aanvraag vaak al wat langer in voorbereiding: er staat een project op de rol en daar hoort dan een (interim) projectmanager bij.

Wat doet een projectmanager?

Wat doet een projectmanager niet? Het is een spin-in-het-web functie. Aan de ene kant zorgt een projectmanager voor overzicht van alle activiteiten op de tijdlijn. Hiervoor is structuur belangrijk. Daarnaast zorgt hij dat alle blokkades die voortgang in de weg staan worden opgelost. Dat betekent: goed luisteren, meedenken over oplossingen en doorpakken. Een projectmanager betrekt ook het management of directie bij het project. Soms formeel via een stuurgroep om bijvoorbeeld besluiten op te halen, soms meer informeel bij een (virtuele) bak koffie. Dat betrekken is nodig om draagvlak voor het project te houden, om budget te regelen of om problemen bespreekbaar te maken. Natuurlijk houdt een projectmanager ook zicht op de menselijke kant: het welbevinden van het team. Een projectmanager straalt vertrouwen en positiviteit uit: zoeken naar hoe het wel kan! Deze veelheid aan taken maakt dat dit een schaap met vijf poten is. Het is niet voor iedereen weggelegd.

Hoe kom je aan een projectmanager?

Je kunt zelf een projectmanager in dienst nemen of inhuren. Aangezien het kernmerk van een project is dat er een begin- en einde aan het werk zit, kiezen veel opdrachtgevers ervoor om een ervaren projectmanager in te huren. Zeker als het managen van projecten niet in de primaire processen van een organisatie is ingebed, is inhuur een reële optie. Als een organisatie een inkoopafdeling heeft, zorgt die vaak voor de inhuur. Prima, maar zorg ervoor dat je zelf als opdrachtgever de klik voelt: projectmanagement is mensenwerk en het gaat om meer dan een CV of het lijstje met knock-out criteria afvinken.

Wat doet Projectondernemers?

Wij hebben projectmanagement in ons DNA. Juist omdat projectmanagement zoveel omvat en veel meer is dan een Excel lijstje bijhouden, noemen wij het projectondernemerschap. Wij managen niet een project, wij leiden een project alsof het onze eigen onderneming is. Dáárom projectondernemerschap. Wij kunnen je dus zeker helpen als jij roept: projectmanager gezocht! Wij reageren snel en denken met je mee over de beste oplossing.

Waar moet ik op letten bij inhuur?

Dat heeft ermee te maken dat door de urgentie van het inhuren (de nood is immers vaak hoog!) soms belangrijke stappen worden overgeslagen. We gaan hier nu niet verder op in, omdat we daar eerder een artikel over schreven. 

Heeft deze blog je aan het denken gezet en zoek je een projectmanager? Bekijk dan eens onze mogelijkheden of neem contact met ons op.

Help mij met zoeken!

 

(Afbeelding: pixabay)

Uitstel gedrag. Waarom? En hoe pakken we het aan? 7 praktische tips

Uitstel gedrag. Waarom? En hoe pakken we het aan? 7 praktische tips

In onze vorige blog hebben we het gehad over de meest voorkomende valkuilen die leveren in de weg staan. Éen van deze valkuilen was uitstelgedrag. In de blog benoemden we dat er verschillende redenen zijn waarom mensen uitstellen en dat we hier een blog op zich over kunnen schrijven. Dus hier zijn we dan met onze nieuwe blog: Uitstel gedrag. Waarom? En hoe pakken we het aan? 7 praktische tips.

Maar wat is uitstelgedrag nou precies? Uitstelgedrag is het uitstellen van taken en/of verplichtingen die je zou willen of moeten verrichten, waarvan je weet dat het uitstellen van deze taken/verplichtingen hoogstwaarschijnlijk leiden tot moeilijkheden en stress zullen gaan opleveren.

Dit klinkt niet als iets wat je graag zou willen doen, toch? Maar waarom doet het merendeel van de bevolking dan toch aan uitstelgedrag?  Uit onderzoek is naar voren gekomen dat uitstelgedrag meer draait om het onmiddellijk oplossen van een negatieve stemming dan om te beginnen aan je taak of verplichting. Leren voor een belangrijk proefwerk is natuurlijk in eerste instantie niet je favoriete bezigheid, maar vaak zit er een achterliggende opvatting achter. 

Angst 

Het uitstellen van taken kan te maken hebben met de emotie angst. Vaak hebben mensen het idee dat succesvol zijn gelijk staat aan hun eigenwaarde. Je ziet bijvoorbeeld je collega of klasgenoot iets doen en hebt het idee dat jij dat niet kan. Je voelt je niet goed genoeg. Perfectionisme is dan ook iets wat tegenwoordig veelal voorkomt. Mensen leggen de lat zo hoog voor zichzelf dat het moeilijk is om aan een taak te beginnen of om deze af te ronden, omdat het toch nooit goed genoeg zal zijn.

Zelfdiscipline

Taken beginnen en afmaken die je misschien liever niet doet vergt zelfdiscipline. Ofwel het beheersen van je eigen gevoelens om een taak te beginnen en af te ronden. Dit kan veel energie kosten, waardoor het nog lastiger kan zijn om je taak af te ronden. 

Drijfveer

Als we ons niet gemotiveerd voelen om een taak te beginnen, dan wordt het erg lastig en zijn we snel geneigd om te schieten in uitstelgedrag. Een bepaalde drijfveer zorgt ervoor dat we de verantwoordelijkheid voor een taak of verplichting voelen, maar als die taak niet meer in ons vizier ligt kan dat erg lastig zijn.

Nu we de achtergrond van uitstelgedrag in kaart hebben gebracht willen we natuurlijk ook praktische tips overhandigen, zodat je er zelf mee aan de slag kunt gaan en beter kan leren omgaan met je uitstelgedrag. Of wie weet zelfs uitstelgedrag kan gaan skippen.

Tip 1: Motivatie zoeken

Wat motiveert je? Waarom wil je deze taak doen of heb je toegezegd aan deze verplichting? Kijk of je voor jezelf kunt nagaan waarom je in eerste instantie hebt besloten om de taak te gaan vervullen. Wat was je motivatie erachter? Kan je deze weer helder in kaart brengen? Wanneer we een drijfveer hebben, hebben we vaak een duidelijk doel. Denk aan het schrijven van een verslag. In eerste instantie mis je je drijfveer daar misschien voor, alleen wanneer we helder in kaart hebben waarom we het verslag schrijven, kunnen we onze motivatie weer terug vinden. Het schrijven van het verslag zal namelijk resulteren in het behalve van je schoolvak, wat weer resulteert in het behalen van je schooljaar. Dus wanneer je merkt dat je taken uitstelt, ga dan even rustig zitten en ga dan even terug naar het doel van de taak, breng in kaart waar voor je het doet en wat het uiteindelijke resultaat zal zijn. Hierdoor zal je je motivatie weer terug vinden en in staat zijn te beginnen.

Tip 2: To do list

We kennen ze allemaal wel, de to-do-lijstjes. Het klinkt misschien een beetje cliché maar écht waar, als je in de ochtend voor jezelf een overzicht maakt met daarop de taken die je op die dag wilt verrichten maak je het voor jezelf veel tastbaarder. Elke keer als je dan een taak kan wegstrepen voel je je ook weer trots. Wil je het voor jezelf nog leuker maken, koop dan in de winkel of online een leuke to do list lijst, zodat je het leuk maakt voor jezelf om je taken op te schrijven.

Tip 3: Begin met de lastigere taken

Met uitstelgedrag zijn we vaak geneigd om de grotere en minder leuke taken voor ons uit te schuiven. Kijk daarom als je je lijstje hebt gemaakt of je kunt beginnen met de taak waar je het minst zin in hebt. Ten eerste hebben we vaak in de ochtend het meeste energie, onze dag is dan net begonnen en als je begint met je ‘minst’ leuke taak dan heb je die tenminste al achter je rug en kan je daarna je verder focussen op de andere taken. “Eat the frog first!”

Tip 4: Opdelen van taken

Vaak als we aan een taak willen beginnen, raken we al snel gedemotiveerd omdat het te veel is. We krijgen dan gedachtes zoals: ‘hoe ga ik dit ooit afkrijgen’, ‘waar ben ik aan begonnen’, etc. Wanneer we bijvoorbeeld denken aan een hele scriptie schrijven lijkt dat in het begin onmogelijk, maar als we de grote taak nou eens opdelen in kleinere taakjes. Dus te beginnen met de eerste alinea te schrijven en vervolgens met de tweede alinea en daar op voort borduren, dan krijgen we veel meer overzicht en lijkt de taak die in eerste instantie niet te doen leek opeens veel minder heftig.

Tip 5: Uitsluiten van afleidingen

We leven nu eenmaal in een tijd met veel afleidingen. Of het nu onze telefoon is die continu afgaat, de drukke weg waar we langs wonen, de druk die we voelen om Instagram steeds te checken of onze gedachtes die van hot naar her gaan. Afleidingen zijn overal te vinden. Maar hoe ga je nou met deze afleidingen om en hoe kan je ze zelfs uitsluiten? Kijk eerst of je je bewust kan worden wat jouw afleidingen zijn. Is het bijvoorbeeld je telefoon die je om de 2 minuten pakt. Kijk of je je telefoon weg uit je zicht kan leggen op vliegtuig modus, zo kun je ongestoord te werk gaan. Heb je een overactief mind? Kijk dan of je in blokken van 20 minuten kan werken. Zet een timer voor jezelf van 20 minuutjes waarin je productief te werk kan gaan en neem dan even 5 minuutjes pauze waarin je kan doen wat je graag zou willen. Zijn het geluiden van buitenaf die je afleiden? Kijk dan of je een manier kan vinden om je af te sluiten van het geluid. Er zijn in ieder geval genoeg manieren om jezelf uit te sluiten van afleidingen. Sometimes you just have to be a little creative. 

Tip 6: Van negatief naar positief

De reden dat we een taak uitstellen hebben we besproken. Het kan angst zijn, geen motivatie, misschien ben je die dag wel een beetje lui. Je hebt er in ieder geval totaal geen zin in en stelt het uit. Maar kun je van dat negatieve gevoel iets positiefs maken. Ga voor jezelf eens na, wat zou je baas tegen je zeggen als je die opdracht bijtijds af hebt. Of wat voor positiefs brengt het je als je je huis hebt opgeruimd, of stel jezelf de vraag: wat heb ik nodig om te beginnen?. Schrijf het op, bedenk wat voor positiefs het je brengt als je je toch aan de taak zet, waarschijnlijk is het uitstelgedrag nu ver te zoeken.

Tip 7: Zelfcompassie

We zijn en blijven allemaal mensen, dus helemaal van uitstelgedrag afkomen is misschien te hoog gegrepen. Het is ook helemaal niet erg om soms taken vooruit te schuiven. Kijk alleen hoe je daar mee omgaat. Wanneer we boos en geïrriteerd op onszelf raken creëren we er een bepaalde emotie bij. De volgende keer kan deze emotie dan in de weg staan waardoor je gestresst raakt en weer gaat uitstellen. Wanneer we lief voor onszelf zijn en compassie hebben over het feit dat uitstelgedrag er nou eenmaal soms bijhoort, dan zijn we voor de volgende keer minder snel geneigd om weer uitstelgedrag te vertonen. 

Nou dit was onze blog over uitstelgedrag, Waarom en 6 praktische tips. We hopen dat je hiermee inzichten hebt gekregen en aan de slag kan met deze tips om ze op je eigen leven toe te passen. Merk je nou toch dat je veel uitstelt en dat je bijvoorbeeld met je bedrijf in de knoop komt, neem dan eens vrijblijvend contact met ons op, wellicht kunnen we wat voor jou betekenen?

 

Ik wil hiermee aan de slag!

 

(Afbeelding: via Unsplash)

Top 3 meest voorkomende valkuilen die leveren in de weg staan

Top 3 meest voorkomende valkuilen die leveren in de weg staan

Tijdens de Dutch GP werd gesproken dat Max Verstappen had “geleverd” (en hoe!). Dit is een begrip dat je vaker hoort. Ook als projectondernemers hebben we het vaak over leveren. We leveren iets aan onze klanten, of zij leveren iets aan ons. Leveren is eigenlijk iets waar we allemaal dagelijks mee bezig zijn, of het nou gaat om een dienst te leveren in werkverband of op sociaal gebied. We leveren dagelijks, of beter gezegd we doen vaak toezeggingen. Er zit alleen een groot verschil tussen een toezegging doen en daadwerkelijk het toegezegde of verwachte resultaat  leveren. We hebben het al eerder op onze sociale media kanalen aangekaart, namelijk een ‘Quit-Proof Commitment’. Hoe zorg je er nou voor dat je niet alleen toezeggingen doet, maar ook daadwerkelijk levert?. Dit is natuurlijk een heel proces en dat begrijpen wij natuurlijk ook wel. Maar gedurende dit proces zijn er bepaalde valkuilen die ervoor kunnen zorgen dat de toezeggingen alleen toezeggingen blijven en het leveren achterwege laten, en zeg nou eerlijk dat is behoorlijk jammer (en soms ook irritant!)

In deze blog brengen we de top 3 meest voorkomende valkuilen in kaart die leveren in de weg staan. Door inzicht te krijgen in deze valkuilen kun je deze tackelen, zodat jouw toezeggingen vanaf nu niet alleen maar toezeggingen blijven maar dat je ook daadwerkelijk iets levert. 

Uitstelgedrag

“Uitstel maakt gemakkelijke dingen moeilijk en moeilijke dingen nog moeilijker”-Mason Cooley

Ja, uitstelgedrag we kennen het waarschijnlijk allemaal wel. Tot op het laatste moment schuiven we het voor ons uit en proberen we er niet aan toe te geven. Op het moment zelf lijkt het fijn om je misschien niet tot een taak te zetten, maar in werkelijkheid maken we het alleen maar moeilijker voor onszelf. We gaan namelijk een ‘commitment’ aan, die we vervolgens voor ons uitschuiven maar wat we niet helemaal los kunnen laten. Daarnaast manifesteert uitstelgedrag in het telkens maken van nieuwe plannen tot je op een gegeven moment helemaal het overzicht kwijt raakt. Uit onderzoek is gebleken dat uitstelgedrag slecht is voor je gezondheid. Door het uitstellen van je werk/ taken ervaar je namelijk regelmatig stress. Mensen zullen je ook als minder professioneel gaan zien. Er zijn verschillende redenen waarom mensen uitstellen en hier zouden we een blog op zich over kunnen schrijven, maar het belangrijkste is om te kijken hoe je je uitstelgedrag kan tackelen. Denk hierbij aan het maken van een overzicht, juist te beginnen met de wat lastigere taken, en je maar op één taak tegelijk te focussen. Dit brengt ons gelijk bij de tweede valkuil die leveren in de weg staan.

Moeite met focussen

Focus behouden is iets waar tegenwoordig veel mensen moeite mee hebben. Er is zoveel chaos in de wereld en aan alle kanten wordt aan onze aandacht getrokken. Onze telefoons die zowat elke minuut afgaan, nieuws en sociale mediaberichten die maar binnen blijven komen. Er is bijna geen ontkomen meer aan. Dus ja, we begrijpen dat focus behouden erg lastig is. Toch is dit wel echt een kernfactor als je van je toezeggingen ook daadwerkelijk leveringen wilt maken. In werkelijkheid kunnen we ons namelijk niet op twee dingen tegelijk focussen. Het hele concept multitasking is heel leuk en aardig, maar dat betekent dat je dan je aandacht moet opsplitsen, dus dan lever je eigenlijk half werk, niet dat dat persé slecht is. Multitasking is screwing up several things at the same time! Maar wil je je commitment quit-proof maken, kijk dan of je je op één taak tegelijk kan focussen. Maak in de ochtend bijvoorbeeld een to-do-list en werk deze stap voor stap af waarbij je je focust houdt bij de taak die je aan het afwerken bent. Je zult hierdoor ook merken dat je veel sneller je taken afgerond krijgt. Win win situatie, niet waar? 

Alles alleen willen doen

We zullen meteen maar even met de deur in huis vallen: Het is oké om hulp te vragen! 

De meeste mensen zijn zo geneigd om dingen alleen te doen en alles zelf op te lossen. Misschien herken jij jezelf hier wel in. Vaak willen we toch de controle ergens behouden en vinden we het moeilijk om bepaalde taken uit handen te geven, of ervaren we dat als een mogelijke afgang. Maar niets is minder waar, om hulp vragen is juist heel krachtig en dit kan een groot verschil maken dat jouw toezeggingen daadwerkelijk leveringen worden. Alles alleen willen doen kan echt een valkuil zijn. Door juist hulp te vragen doen we vaak nieuwe inzichten op. Anderen kijken namelijk weer met een ander perspectief naar de situatie en dit kan mooie uitkomsten tot stand brengen. Dus waar wacht je nog op? Hulp vragen is oké.

Tot slot nog een tip. Als je een levering niet op het afgesproken tijdstip kunt doen, communiceer dan! Gewoon even een appje of een belletje. Het is professioneel en geeft je kans om de verbinding te versterken.

We hopen dat je inzichten hebt gekregen in de valkuilen die leveren in de weg staan. Denk je na het lezen van deze blog dat jouw toezeggingen vaak toezeggingen blijven en ben je misschien geïnteresseerd in hoe wij jou kunnen helpen met leveren. Neem dan contact met ons op!

 

Ik wil hiermee aan de slag!

 

(Afbeelding: via Unsplash)

5 redenen om een projectmanager in te huren

Binnen je organisatie wil je graag een verandering teweegbrengen. Of dat nou digitalisering is, de bedrijfsstructuur veranderen of nieuwe communicatiestrategieën implementeren: je weet dat er in ieder geval veel tijd, geld en expertise bij komt kijken. Na enige tijd verlies je vaak toch de structuur uit het oog of je loopt misschien wel vast. Herken jij jezelf hierin?

We willen natuurlijk allemaal ons bedrijf of organisatie naar een hoger niveau brengen en duurzaam groeien. Soms gaat dat alleen sneller en efficiënter als we daar iemand van buitenaf voor inhuren met de juiste expertise. Hier komen projectmanagers bij kijken. Een projectmanager is de aangewezen persoon om aan de ene kant weer structuur aan te brengen in jouw bedrijf of organisatie en aan de andere kant voortgang te krijgen. De projectmanager zal samen met zijn aangewezen team zorgen dat jouw doelstelling correct en efficiënt wordt gerealiseerd.

Ben je al overtuigd? Hieronder hebben wij 5 redenen uitgelijnd waarom je baat zou hebben bij het inhuren van een projectmanager: 

  1. Juiste kennis en ervaring

Projectmedewerkers zijn vakmensen. Zij hebben zich gespecialiseerd en hebben jarenlange ervaring. Als digitalisering bijvoorbeeld nieuw voor jou is, dan is het lastig om daadwerkelijk die verandering teweeg te brengen. Wanneer je als organisatie een project start kan je dus opzoek gaan naar een projectmanager die precies over ‘dat’ beschikt waar jouw bedrijf of organisatie naar opzoek is. Een projectmanager maakt een planning en zorgt dat alles volgens deze planning loopt. Hij of zij zal zijn expertise meteen kunnen inzetten en dit scheelt ook weer ‘faalkosten’. Daarnaast heeft hij een neus voor het oplossen van blokkerende zaken.

  1. Kostenbesparing

Door het inschakelen van een projectmanager zullen zoals hierboven al genoemd was ‘faalkosten’ achterwegen blijven. Daarnaast zal er door het inschakelen van een projectmanager veel vergadertijd bespaard worden, doordat de projectmanager een planning maakt en zal zorgen dat het precies volgens die planning loopt en zoals we allemaal weten, tijd kost geld, dus hiermee zal je ook flink besparen. Verder zal een ervaren projectmanager een kosteneffectief budgetplan opstellen die ook realistisch is. 

  1. Afname van werkbelasting

Het managen van projecten kan veel tijd kosten. Vooral als dit niet helemaal je expertise is. Door het inhuren van een projectmanager, ben je in mogelijkheid om je op andere aspecten binnen je bedrijf te focussen, zodat jij je kan richten op je kerntaak. Hiermee zal de werkbelasting afnemen. 

  1. Standvastigheid

Vaak wanneer we zelf bezig zijn met een project komen er toch vakanties of andere onvoorziene zaken tussendoor. Projectmanagers willen graag op een succesvolle manier zo snel mogelijk de werkzaamheden afronden voor jouw bedrijf of organisatie. Dit maakt dat projectmanagers standvastig zijn. Naast dat een projectmanager uit is op een leuke nieuwe klus, willen ze natuurlijk ook een tevreden opdrachtgever en een goede referentie. Hierdoor is de kans erg klein dat er sprake is van verzuim, nalatigheid of andere reden voor afwezigheid. Mocht een project nou langer duren dan geplant dan zal de projectmanager hier altijd tijdig op inspelen.

  1. Een frisse blik

Door het inhuren van een externe kracht zal er met een ander oog naar de situatie gekeken worden. Hierdoor kan de projectmanager een frisse blik werpen op de situatie en met vernieuwende ideeën komen waar jij misschien nog helemaal niet bij stil had gestaan. 

 

Ben jij inmiddels overtuigd van het nut van een projectmanager en ben jij van plan om een project te starten binnen je bedrijf of organisatie, of loop je ergens vast en ben je benieuwd naar wat wij, Projectondernemers voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

 

Ik wil hiermee aan de slag!

(Afbeelding: via Unsplash)