In de maand juli hebben we bij Projectondernemers een markonderzoek gedaan naar de grootste tijdverslinders tijdens je werk. Vergaderen staat met stip op de eerste plaats, op korte afstand gevolgd door e-mail, to do’s afwerken en beslissingen uitstellen. Dat marktonderzoek inspireerde me tot het schrijven van deze blog over de 15 meest voorkomende vergadertypes die je tegenkomt in je werk. Het sluit ook mooi aan bij het onderwerp uit onze vorige blog over duurzaamheid.

Type 1: De Veelprater

De Veelprater hoort zichzelf graag. Hij praat aan een stuk (niet to-the-point) door en gunt niemand anders het woord. Er bestaat bij hem niet het idee dat er ook andere deelnemers zijn die iets waardevols te melden hebben. Alleen zijn ideeën zijn belangrijk! De Veelprater zwetst, is onduidelijk en vat alles meerdere keren samen. Buitengewoon vermoeiend om naar te luisteren. De notulist weet na een discussie niet wat er genotuleerd kan worden. Kortom: verspilling van kostbare tijd.

Type 2: De Multitasker

Dit type is er een kei in om tijdens vergaderingen zijn e-mail te verwerken, apps te sturen, sociale media te checken, shoppen of andere werkzaamheden te verrichten die niets met de vergadering te maken hebben. Deze persoon lukt het absoluut niet om zijn of haar aandacht op één ding tegelijk te richten. Het gedrag is buitengewoon onbeschoft naar andere deelnemers. Daarnaast leidt zijn gedrag ertoe dat zijn hersenen onvoldoende bij het onderwerp zijn waardoor er weinig zinnigs valt bij te dragen. De Multitasker geeft het signaal af aan de anderen dat zij niet zo belangrijk zijn. Beter had de Multitasker zich afgemeld voor de vergadering.

Type 3: De Uitloper

Dit type komt niet alleen voor als voorzitter, maar ook als deelnemer aan vergaderingen. Als deelnemer manifesteert de Uitloper zich als iemand die zich niet weet te houden aan de agenda en het agendapunt laat uitlopen. Vaak in combinatie met type Veelprater. Als voorzitter zorgt de Uitloper ervoor dat de vergaderingen structureel te lang duren. Meestal gebeurt dit door onduidelijke voorbereiding of teveel punten.

Type 4: De Repeater

Dit type komt vaak voor in combinatie met de Veelprater. Hij voert discussies opnieuw en opnieuw, maar werkt niet toe naar een besluit of voorstel. Ook herhaalt de Repeater vaak zijn eigen mening in soms net andere woorden, maar nog erger: hij herhaalt de mening van anderen. Hierdoor slaat de verveling toe bij andere deelnemers. Meest irritant: dit type laat zich niet tot de orde roepen, want ziet hier vaak de aanleiding in om dan nog eens zijn mening te herhalen.

Type 5: De BFF

De Best Friend Forever is een gezellige collega die super sociaal is. Vraagt door naar leuke vakanties, weet alles te delen over onderwerpen die sociaal relevant zijn maar niet bijdragen aan de vergaderdoelen. Een BFF vindt confrontaties maar niks, want dat is niet gezellig. Hierdoor voorkomt hij dat de echte noten worden gekraakt.

Type 6: De Grappenmaker

Ook in combinatie met de BFF. Dit type maakt overal een lolletje van, brengt luchtigheid in. Een hele belangrijke functie in zakelijke werkbesprekingen, maar het moet niet de overhand krijgen. Dan straalt het onverschilligheid uit.

Type 7: Het Muurbloempje

Het Muurbloempje zit stilletjes de vergadering uit, zonder zijn mening te uiten of kennis te delen. Pas ná de vergadering komt hij los. Hij is bang om iets verkeerds te zeggen, of is het niet eens maar vindt het moeilijk om zijn mening te geven. Beter meedoen en niet helemaal goed geformuleerd en anders niet deelnemen.

Type 8: De Tijdverspiller

De persoon die een vergadering belegt alleen maar omwille van het houden van een vergadering, omdat dat nu eenmaal zo is afgesproken. Als voorzitter zit hij het overleg voor omdat hij dat vorige week, de week ervoor en de week daarvoor ook al deed. Het middel wordt door de Tijdverspiller boven het doel gesteld. Komt meestal voor in combinatie met de Veelprater en Freestyler.

Type 9: De Freestyler

De Freestyler komt voor in verschillende vormen. Als deelnemer zorgt de Freestyler niet voor adequate voorbereiding. Hij leest geen agenda, geen stukken en bereidt ook niets voor. In de vergadering manifesteert hij soms als Muurbloempje maar vaker nog als Repeater en Veelprater. Als voorzitter van de meeting zorgt de Freestyler niet voor een agenda. De Freestyler houdt van een mooi stukje improvisatie.

Type 10: De Afdwaler

De agenda wordt niet gevolgd, er wordt vaak van een agendapunt afgeweken of tot in detail over uitgeweid. Komt vaak voor in combinatie met de Freestyler en de Veelprater.

Type 11: De Uitsteller

Voor de Uitsteller heeft een actiepunt vooral een filosofische betekenis. Je zou ’t kunnen doen, of niet, het is een mooi concept. Actiepunten van vorige vergaderingen blijven langdurig staan. Er komt geen resultaat. Bij het bespreekbaar maken van dit gedrag, komt vaak de Veelprater als type naar boven. Een mooi verhaal, maar er is geen touw aan vast te knopen.

Type 12: De Laatkomer

Dit type komt vaak voor in combinatie met de Multitasker en de Vergadertijger. De Laatkomer haast zich van vergadering naar vergadering en is overal net te laat. Hij mist de doelstelling van de vergadering. Manifesteert zich dan vaak ook nog als Veelprater.

Type 13: De Digibeet

Dit type komt natuurlijk veel voor in hybride of online werken. De Digibeet doet actief mee aan vergaderingen, maar heeft vaak moeite zijn mute knop te vinden. Met het excuus ‘dat zou ik inmiddels moeten weten’ wordt na indrukken van de mute knop de uiteenzetting herhaald. Ook heeft de Digibeet last van regelmatige verbindingsproblemen en haperend geluid. Vaak wordt er lacherig door andere deelnemers op gereageerd.

Type 14: De Vergadertijger

De Vergadertijger loopt van vergadering naar vergadering. Heeft meer dan 75% van zijn tijd gepland voor vergaderingen. Heeft moeite om afspraken na te komen, want heeft nauwelijks tijd om met acties aan de gang te gaan. Komt vaak voor in combinatie met types als de Veelprater, Freestyler en Laatkomer.

Type 15: De Pro

Herken jij je niet in een van de bovenstaande 14 vergadertypen? Van harte gefeliciteerd! Dan ben jij een echte meeting Pro.

Voor mijzelf geldt dat ik alle typen heb doorleeft. Gelukkig maar, want niemand is perfect.
In welk type herken jij jezelf het meeste? En wat ga je eraan doen?

Zou jij aan de slag willen gaan met je team om efficiënter te vergaderen? Laat het ons weten, dan zetten we je op de belangstellingslijst voor onze best practice training over dit onderwerp.

 

Ik wil hiermee aan de slag!

(Afbeelding: Leon via Unsplash)