We kennen allemaal de energie die vrijkomt bij de start van een nieuw project. Met frisse moed gaan we iets nieuws doen, wetende dat tijd en geld beperkt zijn. Het doel voor ogen, taken verdelen, een wekelijks overleg inplannen en aan de slag!

Toch zul je ook vast herkennen dat een project weleens niet langer vooruitkomt. Dat na een voortvarende start het project langzaam maar zeker in een soort drijfzand terechtkomt. Het doel is niet meer helder, ideeën gaan alle kanten op en de aandacht van het team verschuift langzaam naar andere zaken. Hoe kan dit gebeuren? En, nog belangrijker, wat doe je eraan om dit te voorkomen?

Iemand vroeg me laatst of ik niet wat tips had om te voorkomen dat een project zo verzandt. Natuurlijk is ieder project anders en daarom is het lastig om concrete tips te geven die een succesvol project garanderen; daar geloof ik niet in. Maar als projectmanager bij Projectondernemers heb ik veel projecten voorbij zien komen en daarin komen steeds dezelfde patronen en valkuilen terug die een goed resultaat in de weg zitten. Door deze patronen te herkennen bij jezelf en anderen kun je op tijd bijsturen en zorgen dat iedereen de energie behoudt om verder te komen. De inzichten die ik heb opgedaan wil ik graag met je delen. Dit zijn volgens mij de vijf belangrijkste voorwaarden voor een succesvol project:

1. Maak onderscheid tussen inhoud en proces.

De inhoud van een project is gewoon het onderwerp waar het over gaat: een nieuwe manier van werken, een grote software update of een nieuwe marketing campagne. We snappen allemaal wat dit betekent en hier worden we enthousiast van! Het proces gaat over alles wat nodig is om met de inhoud aan de slag te gaan: afspraken, communicatie, samenwerking etc. Het proces staat vaak meer op de achtergrond. We vinden het allemaal heel vanzelfsprekend om afspraken te maken en samen te werken en gaan er vanuit dat iedereen weet wat hiervoor nodig is. Het proces is impliciet onderdeel van het werk in een project.

Ik realiseer me dat dit een abstract idee is, maar als je het verschil tussen inhoud en proces kent worden in projectwerk zaken ineens heel duidelijk. Het zijn twee kanten van dezelfde medaille, het een kan niet zonder het ander. Wanneer je het verschil ziet, begrijpt en kunt benoemen kan dat enorm helpen om conflicten binnen het project op te lossen of andere obstakels weg te nemen.

2. Proces heeft net zoveel aandacht nodig als de inhoud.

Beide kanten van de medaille moeten evenveel aandacht krijgen. Een projectteam moet het niet alleen eens zijn over het doel en het beoogde resultaat, maar ook over hoe we samenwerken en wat acceptabel is om van elkaar te vragen, oftewel het proces.

Een voorbeeld: Scrum is een veelgebruikte projectmethode waarvan twee belangrijke onderdelen zich puur richten op het proces. In de eerste plaats kent in een Scrum project geen klassieke projectleider, maar een Scrummaster die ervoor zorgt dat het team altijd vooruit kan. De Scrummaster zorgt er bijvoorbeeld voor dat blokkades worden weggenomen, problemen bespreekbaar worden gemaakt en informatie op het juiste moment beschikbaar is. De Scrummaster bemoeit zich dus niet met de inhoud van het project maar enkel met het optimaal functioneren van het team.

Het tweede aspect is de retrospective meeting. Binnen Scrum wordt in twee tot vier weken een ontwikkelcyclus afgerond en aan het eind van zo’n cyclus is er een retrospective meeting. Hierin kijkt het team terug op de cyclus en wordt besproken hoe de samenwerking beter kan. Twee uur lang wordt er alleen maar over het proces gesproken: Wat vinden we prettig? Hoe kunnen we beter communiceren? Hoe leggen we zaken goed vast? Hoe houden we elkaar gemotiveerd en energiek? Door deze zaken los van de inhoud met elkaar te bespreken zorg je dat je als team optimaal kunt functioneren en het team zich vol vertrouwen kan storten op het doel van het project.

3. Het projectteam is niet als enige verantwoordelijk voor het resultaat.

Projectwerk is best persoonlijk. Je levert een flinke inspanning voor een onderwerp dat je aanspreekt en je hoopt voor jezelf en anderen iets moois te creëeren. Een team kan zich heel verantwoordelijk gaan voelen voor het resultaat. We willen immers de resultaten van het project trots aan onze collega’s laten zien. Dit is een prima drijfveer om goede kwaliteit te leveren maar het kan ook voortgang in de weg zitten als het resultaat niet overeenkomt met verwachtingen.

Het projectteam is echter niet verantwoordelijk voor het resultaat, want degene die bepaalt of een resultaat goed is of niet is altijd de opdrachtgever. Een project wordt opgericht omdat een opdrachtgever het werk niet alleen kan uitvoeren en taken moet delegeren aan anderen. De verwachtingen van een opdrachtgever kunnen heel anders zijn dan dat van het projectteam en dat betekent dat je als teamlid soms werk uitvoert dat niet overeenkomt met je eigen ideeën. Natuurlijk kan een team een opdrachtgever adviseren en overtuigen van hun eigen ideeën, maar het is de opdrachtgever die het laatste woord heeft. Als je je beseft dat je als persoon niet verantwoordelijk wordt gehouden voor het resultaat dan is het veel makkelijker om je verwachting bij te stellen als dat nodig is en zo mee te gaan in het verloop van een project.

4. Een project betekent altijd compromissen sluiten.

Het leiden van een project gaat in de basis over het balanceren tussen drie zaken: geld, tijd en de scope. Scope – reikwijdte in goed Nederlands – gaat over de afbakening van het werk dat gedaan moet worden: wat doen we wel en wat doen we niet? Het gaat erom een zo groot mogelijke scope te realiseren voor zo weinig mogelijk geld en in een zo kort mogelijke tijd. Een spanningsveld dus, waarvoor geen perfecte oplossing bestaat. Tijd en geld zijn altijd schaars terwijl de ambitie voor de scope meestal groeit. Doelen en plannen moeten nogal eens aangepast worden omdat dingen langer duren of er omdat toch écht wat extra werk moet gebeuren. De balans staat continu onder druk en het gevolg is dat er een compromis gesloten moet worden omdat er niet zomaar meer geld of tijd beschikbaar is.

Als je een compromis niet ziet aankomen dan is het altijd pijnlijk om je ambitie te moeten bijstellen. Maar als je er vooraf al rekening mee houdt en accepteert dat het resultaat waarschijnlijk niet helemaal overeen zal komen met wat je in eerste instantie hoopt, dan zie je juist dat het nodig is om verder te komen met het project en uiteindelijk wel een resultaat zal opleveren.

5. Samenwerken als team betekent persoonlijke vrijheid opgeven.

Verschillende mensen doen dingen op verschillende manieren. Niet alleen kan de aanpak verschillen, ook kunnen je collega’s een ander idee hebben over detail en kwaliteit. Wat de een belangrijk vindt kan de ander zien als geneuzel over details. Een valkuil die ik vaak zie is dat daardoor veel tijd verloren gaat in discussie over aanpak en kwaliteit vóór dat iemand met een taak begint. Eigenlijk laat je daarmee zien dat er geen vertrouwen is in elkaars oordeel; ik ga dit niet loslaten voordat ik zeker weet dat ik het ermee eens ben!

Teamwerk gaat juist over het vertrouwen in elkaars kwaliteiten en de gezamenlijke uitkomst, en dat vraagt om het los kunnen laten van persoonlijke overtuigingen. Gesprekken over kwaliteit en een manier van werken moeten zeker gevoerd worden, maar dan in algemene zin zodat ieder voor zich weet wat het team acceptabel vindt; je maakt een beeld over de inhoud een onderdeel van je proces. Als dit soort discussies steeds de kop op steken weet je meteen waarover je een gesprek kunt hebben. Zijn wij een verzameling individuen of zijn wij een team? En wat kunnen we samen afspreken om het vertrouwen in elkaars werk te vergroten?

Wie durft?

Projecten zijn complex en er spelen altijd factoren die maken dat een project nooit helemaal verloopt zoals verwacht. Maar wat in mijn ogen zeker helpt is om beter te begrijpen wat een project precies is en zo duidelijker te zien waar een probleem ontstaat. De vijf genoemde punten helpen daarbij door te laten zien dat inhoud en proces los van elkaar aandacht nodig hebben en dat je eigen verwachtingen bepalen hoe flexibel je kunt omgaan met veranderingen in een project. Dit is zeker niet eenvoudig, maar wie het aandurft om dit bespreekbaar te maken en als team aan de slag te gaan met deze vijf inzichten zal zien dat inhoudelijk succes echt volt uit een goed georganiseerd project!

Wat hierboven staat is mijn visie, gebaseerd op mijn ervaring. Ik ben erg benieuwd hoe jij dit ziet! Herken je dit? Wat is jouw ervaring? Zijn er volgens jou nog andere factoren die een rol spelen? Ik zou het leuk vinden als je een reactie achterlaat!

Geschreven door: Michiel Rutjes