Regelmatig krijgen we bij Projectondernemers de vraag: “Hebben jullie een projectleider beschikbaar?”. Inmiddels hebben we geleerd dat het in ons vakgebied meestal niet verstandig is om direct in de actiemodus te schieten en profielen op te sturen. Onze 3 geleerde lessen delen we graag met jullie via deze blog.

Les 1: opdracht blijkt regelmatig niet de èchte opdracht

In het eerste contact met opdrachtgevers is er vaak wel een globaal beeld van de uitdaging, maar zijn er nog best veel vragen. Het is onze ervaring dat opdrachtgevers dan vaak ook wat zoekend zijn naar de juiste richting. Het is voor de hand liggend om dan als opdrachtgever te vragen naar bijvoorbeeld tijdelijke capaciteit (vb. een projectleider) om daarmee de verantwoordelijkheid te kunnen delegeren. Het gesprek verschuift dan snel richting concrete onderwerpen als profiel, tarief en beschikbaarheid terwijl ‘het wat’ in deze fase eigenlijk belangrijker is dan ‘het hoe’. Waarom? Dat is les 2!

Les 2: een probleem oplossen begint niet met een oplossing

Het zit zo in ons DNA om problemen op te willen lossen. Want een probleem is niet fijn. Het is ook vaak leuker om over oplossingen na te denken dan over het problemen. Einstein zei: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”. We hebben de ervaring opgedaan dat een goede analyse met diverse vertegenwoordigers van een organisatie een scherp beeld geeft van het probleem én bijdraagt aan het draagvlak voor de oplossing. Deze pas op de plaats wordt door opdrachtgevers soms wel eens als irritant ervaren en geframed als ‘niet oplossingsgericht’, maar inmiddels kunnen we op grond van onze ervaring goed uitleggen waarom dit heel veel energie, tijd en geld kan besparen. Bezint eer ge begint! Waarom? Dat is les 3!

Les 3: hard werken aan een verkeerde oplossing is rennen als kip zonder kop

Als we wel direct aan de slag gaan met het leveren van een projectleider die de uitgevraagde oplossing gaat realiseren, dan lopen we het reële risico dat er heel hard gewerkt wordt aan de verkeerde oplossing. Met andere woorden: dat allerlei goedbedoelde maar oneigenlijke inspanningen er niet toe leiden dat het probleem van de organisatie wordt opgelost of de ambitie wordt bereikt. Dit is frustrerend voor alle stakeholders: voor betrokken gebruikers, voor de opdrachtgever en natuurlijk ook voor onze professional. Dit is een vorm van verkwisting en daarmee niet duurzaam.

Lessen zijn verankerd in onze morgen-start-vandaag aanpak

Onze aanpak bestaat uit 3 duidelijke stappen. In de eerste stap verkennen we samen met de opdrachtgever en vertegenwoordigers wat de organisatie wil bereiken. Met onze frisse blik van buitenaf kunnen wij jouw uitdaging een sprong voorwaarts geven. Dit is de stap waarin het probleem helder wordt. Als je met ons verder wilt, is een tweede stap het verder uitwerken van concrete oplossingen. Dit doen we samen met jouw organisatie en experts uit ons netwerk. Bij de derde stap gaan we aan de slag met de verbeterslagen en kijken we ook of de uitdaging met vertrouwen wordt aangepakt. Een eventuele interim inzet vanuit Projectondernemers behoort tot de mogelijkheden als je dat wenst, maar natuurlijk kun je het ook met je eigen team verder oppakken. Met deze drie stappen zorgen we voor vertrouwen, voor het werken aan het juiste probleem en de oplossing en voorkomen we verkwisting.

Ik wil meer lezen over jullie aanpak!

(Afbeelding: Foto Max Kleinen via Unsplash)