Top 5 vergaderergernissen in de praktijk

In deze blog gaan we verder met het thema vergaderen. We merken namelijk dat dit nogal een groot thema is en dat hier wel wat meer aandacht aan gegeven mag worden. In onze vorige blog hebben we de verschillende vergadertypes in kaart gebracht. In deze blog gaan we een stapje verder. Na een aantal interviews met verschillende bedrijven te hebben gehad, zijn we tot de conclusie gekomen dat er veel ergernissen tot stand komen tijdens een vergadering. Maar wat zijn die ergernissen nu precies en hoe kunnen deze voorkomen worden? Hieronder hebben we de top 5 meest voorkomende vergaderergernissen uitgeschreven die wij zijn tegengekomen:

Ergernis 1: slechte voorbereiding 

We kennen allemaal wel het gezegde: ”een goede voorbereiding is het halve werk” en dat zit ook zo met vergaderingen. Wanneer je als voorzitter (maar ook als deelnemer!) onvoorbereid de vergaderruimte binnen stapt merk je dat je al snel tegen dingen aanloopt. Hierdoor verlies je veel tijd waardoor de vergadering alleen maar langer duurt. Natuurlijk kan je niet op alles voorbereid zijn en kunnen er zich altijd onvoorziene omstandigheden aandienen, maar écht waar: met een goede voorbereiding heb je al het halve werk gedaan.

Ergernis 2: doel onduidelijk 

Wanneer je doel niet duidelijk is, is er eigenlijk meteen al geen structuur in de vergadering. Tijdens de interviews kwam meerdere keren naar voren dat tijdens de vergaderingen het vaker over hetzelfde discussie punt gaat en dat er vaak geen duidelijk onderwerp is. Eigenlijk is je vergadering dan bijna ‘doelloos’. Als je van tevoren goed het doel bepaalt en hierop bijstuurt door degene die de vergadering leidt, behoud je meer focus en trek je ook de juiste mensen voor de vergadering aan.

Ergernis 3: geen goede agenda 

Wellicht denk je dat een goede agenda overbodig is tijdens een vergadering, maar eigenlijk is dat de sleutel voor een effectieve meeting. Tijdens één van de interviews kwam naar voren dat er soms 20 minuten over één onderwerp gepraat wordt, zonder daar een uitkomst, conclusie of actie aan te verbinden. Wanneer je van tevoren de punten verzameld die er besproken moeten worden en die puntsgewijs afwerkt, kun je vanuit daar naar de gewenste uitkomst toewerken. Zo wijk je niet af naar zaken die totaal overbodig zijn voor de vergadering en kan je daardoor efficiënt te werk gaan. Samenvatten en een (voorlopige) conclusie trekken of aangeven dat we hier tijdens deze vergadering er niet uit gaan komen, is ook een mogelijkheid.

Ergernis 4: ineffectiviteit 

Tijdens de interviews is in een aantal gevallen naar boven gekomen dat in de onderzochte situaties er gemiddeld 15 uur per week wordt vergaderd en dat ongeveer 5 uur daarvan effectief is (volgens de geïnterviewden). De andere 10 uur is bijna verspeelde tijd waarin zoveel andere taken vervuld konden worden. Eigenlijk is dat heel zonde en kost dat ook ontzettend veel geld. Zoals hierboven besproken is daarom een goede agenda belangrijk, om zo effectief te werk te gaan en tijd te besparen. Want tja tijd kost geld en we willen natuurlijk niet 10 uur verspillen aan iets wat amper wat oplevert.

Ergernis 5: te veel vergaderingen 

Wanneer er het woordje ‘te’ voor staat is dat eigenlijk geen goed teken, behalve bij het woord tevreden. Maar te veel vergaderingen is dus zeker niet de bedoeling en duidt ook zeker op een grote ergernis. We leven natuurlijk nog steeds in een rare tijd, waardoor er nog veel thuis gewerkt wordt en je daardoor moeilijker iemand even snel aanspreekt. Hierdoor plan je sneller vergaderingen in, maar dit kan natuurlijk snel uit de hand lopen en is je dag volgepland met (te) veel vergaderingen.

 

Wellicht herken je jezelf in één van deze vergaderergernissen, of misschien wel in allemaal. De vraag luidt dan ”hoe ontdoe je jezelf van deze ergernissen, zodat je meer tijd bespaart en effectiever te werk kan gaan’’?

Wil jij aan de slag gaan met jouw bedrijf om deze ergernissen op te lossen, meld je dan nu al aan voor onze best practice training over dit onderwerp. Wij, Projectondernemers, hebben het antwoord voor jou en je bedrijf!

 

Ik wil hiermee aan de slag!

(Afbeelding: Cherrydeck via Unsplash)