Tool tip: Trello

Twee jaar geleden ben ik Trello gaan gebruiken. We gebruiken het bij Projectondernemers om onze gezamenlijke acties te beheren, zoals het implementeren van een VPN-tool, het schrijven van klantverhalen en het organiseren van teamuitjes. Ook de agenda van het teamoverleg zetten we erin. Inmiddels heb ik Trello 2 jaar zowel zakelijk als privé intensief gebruikt en ben ik er nog steeds enthousiast over.

In deze blog wordt kort beschreven wat Trello is, wat de voor- en nadelen zijn, worden alternatieven voor Trello gegeven en worden een aantal eenvoudige en krachtige functionaliteiten besproken Klik hier om direct naar die krachtige functionaliteiten toe te gaan. Tot slot worden er hulpbronnen gegeven waarmee je je verder in Trello kunt verdiepen.

Trello?

Trello is een programma om taken mee te beheren en daarmee overzicht te houden in de projecten/taken waar je mee bezig bent. Je kunt het opdelen in verschillende borden (boards), zodat je verschillende projecten van elkaar kunt scheiden. Een bord kun je privé houden of je kunt het delen met een team, de hele organisatie of iedereen op internet. Voor Projectondernemers heb ik een bord waarmee ik mijn eigen uitstaande taken voor het bedrijf beheer, een bord waarin ik samen met mijn collega’s aan gedeelde taken werk en een bord waarmee ik mijn taken voor mijn persoonlijke ontwikkelingsplan bijhoud. Privé zijn mijn belangrijkste borden een algemene to do lijst en een bord om de verbouwing van ons huis mee te beheren.

Ik scheid mijn zakelijk en privé gebruik door gebruik te maken van verschillende accounts. Ook gebruik ik voor elke klant van Projectondernemers een apart account, zodat de data van die klant gescheiden blijft van Projectondernemers en privé data en weer verwijderd kan worden op het moment dat een opdracht is afgerond.

 

 

Binnen een bord kun je lijsten (lists) aanmaken. In de foto zijn deze weergegeven als kolommen. De meest voor de hand liggende lijsten zijn to do, doing, done. Zelf vind ik het handig om nieuwe taken eerst te registreren in een aparte lijst (New ideas). Nadat je ze goed beschreven hebt kun je ze op de juiste positie zetten in een lijst “Toekomstige taken”.

 

In een lijst maak je kaarten (cards) aan die je taken representeren. Veel gebruikte velden binnen een kaart zijn, naast titel en omschrijving, opleverdatum, labels, checklists en bijlagen. Kaarten kun je vervolgens van lijst naar lijst verslepen om aan te geven welke status ze hebben. Ook kun je kaarten en borden archiveren.

 

Voor- en nadelen

Voordelen

  • Basisfunctionaliteit is gratis
  • Oneindig veel borden, cards en lists maken
  • Via een browser of app te gebruiken
  • Je kaarten toevoegen aan borden via e-mail (zie hieronder hoe je dat doet)

Nadelen

  • Samenwerken als een team tot een bepaald aantal borden
  • Voor meer functionaliteiten en/of grotere files uploaden heb je een abonnement nodig

 

Kaarten toevoegen via e-mail

Als je vrij bent en je bedenkt een taak die je wilt uitvoeren voor de klant, is het handig om dat snel op te schrijven en het daarna goed terug te kunnen vinden. Het liefst zet ik het gelijk in Trello, maar soms kost het te veel tijd om dat netjes toe te voegen. Daar heb ik een goede oplossing voor. Ik maak gebruik van een e-mailadres dat is gekoppeld aan een specifiek bord. Het onderwerp van de e-mail die ik naar dat adres verstuur, verschijnt als titel van een kaart. De inhoud van de e-mail wordt als omschrijving van de kaart toegevoegd.

 

Filteren

Een andere eenvoudige en krachtige basisfunctionaliteit van Trello is filteren. Hiermee laat je alleen die kaarten zien die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Voorbeelden zijn kaarten met een bepaald label of waarvan de due date is verlopen. Zelf vond ik deze functionaliteit handig om snel een overzicht te krijgen van taken voor deelprojecten bij een klant. Alle taken voor dat deelproject hadden hetzelfde label.

 

Send to Trello bookmark

Handige, eenvoudige functionaliteit waarmee je webpagina’s aan een board kunt toevoegen in de vorm van een kaart. Voeg de bookmark toe aan je Favorites. Klik erop wanneer je op de pagina bent die je wilt opslaan en vervolgens word je gevraagd in welk bord/lijst je de pagina wilt opslaan.

 

Power-Ups

Power-Ups zijn extra functionaliteiten voor Trello ontwikkeld door Trello of derden. Hierdoor kun je Trello en andere apps, zoals Slack, Evernote, Jira, Pipedrive met elkaar integreren. Er zijn vele Power-Ups verkrijgbaar. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

 

Butler

Met Butler kun je op een overzichtelijke manier taken automatiseren. Het werkt op basis van gedefinieerde regels, knoppen of commando’s. Dit is o.a. handig wanneer je repeterende taken hebt. Je hoeft dan niet elke keer dat je een taak naar de Done lijst verplaatst een nieuwe taak aan te maken. Dit doet Butler voor je.

 

Card Aging

Met deze power-up vervagen kaarten die je enige tijd niet hebt geopend of bijgewerkt, waardoor duidelijk wordt aan welke kaarten het meest recent is gewerkt.

 

Calendar

Hiermee kun je kaarten met een due date weergeven in een kalender weergave. Het is ook mogelijk om met deze Power-Up kaarten weer te geven in een Outlook agenda. Momenteel (oktober 2019) is deze functionaliteit beperkt tot het Windows platform.

 

Alternatieven

Naast Trello zijn er andere apps waarmee je takenlijsten kunt beheren. Enkele hiervan zijn:

  • Wunderlist
  • Evernote
  • Todoist
  • Omnifocus

Ik heb een aantal van deze apps gebuikt. Trello spreekt mij het meest aan. Bij een aantal van de andere apps moet je al snel betalen voor bepaalde functionaliteiten of ik vind ze niet zo intuïtief of gemakkelijk in het gebruik.

 

Conclusie

Mocht je op zoek zijn naar een tool waarmee je overzicht kan houden in je uitstaande acties dan kan ik Trello aanbevelen. Na twee jaar intensief gebruik ben ik er nog steeds erg tevreden over.

 

Hulpbronnen

Hieronder staan een aantal hulpbronnen waar je mee aan de slag kan.

 

  • Lijst met handige keyboard shortcuts voor Trello voor Mac/Windows

https://trello.com/shortcuts

  • Trello board setup guide

https://www.youtube.com/watch?v=HvkTamEjDXk

https://trello.com/b/AwYSWOyt

  • Alternatieve manieren om Trello te gebruiken

https://trello.com/inspiration

 

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps