Tool tip: Trello – het vervolg

Enige tijd geleden schreef ik een blog over Trello: een intuïtief programma om taken mee te beheren en daarmee overzicht te houden over de projecten/activiteiten waar je mee bezig bent. We waren daar bij Projectondernemers enthousiast over en wilden dat graag delen. Nu, een jaar na dat blog, zijn we nog steeds zo enthousiast en willen we een paar nieuw ontdekte features delen.

 

In dit blog ga ik in op opgedane ervaringen sinds het vorige blog, bespreken we een aantal sneltoetscombinaties waarmee je sneller met Trello kunt werken en ga ik in op Butler waarmee we workflows kunnen instellen. Tot slot worden er hulpbronnen gegeven waarmee je je verder in Trello kunt verdiepen.

“Opmerking: er zijn ontzettend veel mogelijkheden in Trello (zie verwijzingen onderaan dit blog). Zelf maak ik vooral gebruik van core features waardoor ik mijn taken sneller kan registreren/verwerken. Dat zijn de features waar ik op in ga.”

 

Ervaringen (sinds het vorige blog)

Sinds enige tijd werk ik naast Trello ook met de actielijsten van MS Teams. In eerste instantie had ik Trello geïmplementeerd op de klantomgeving, maar omdat MS Teams al standaard in hun Microsoft applicatie suite was opgenomen, zijn we overgestapt op MS Teams. Op zich werkt dat prima. Je kunt er in de basis dezelfde dingen mee doen als met Trello. Trello gaat echter veel verder in de integratie met andere tools zoals Slack, Jira, etc.

Daarnaast vind ik MS Teams ook minder sexy: het voelt alsof in Trello meer tijd en aandacht is gestoken. Het ziet er beter uit en het geeft je een beter gevoel als je er mee werkt.

 

Bij Projectondernemers en privé werk ik met Trello. Privé heb ik een aantal projecten waar ik per project een board voor heb gemaakt. Afhankelijk van het soort project varieert de indeling daarbinnen, maar vaak heeft het een to do/doing/done-achtige structuur.

Ik merk dat ik door het gebruik hiervan veel beter focus kan houden op de dingen waar ik mee bezig wil zijn. Op sommige momenten sla ik echter door en ga ik micro managen wat resulteert in een overload aan taken die af “moeten”. Niet handig.

 

Butler

 

Waar ik met de verschillende boards (7 stuks) echter tegenaan liep is dat ik elke keer bij het plannen van de komende dag alle boards doorging om te kijken welke taken ik op die dag wilde uitvoeren. Nou kun je, dikke tip, met sneltoetscombinatie cmd + <cijfer> makkelijk wisselen tussen de boards die je “ge-starred” hebt[1], maar dan nog heb je niet een overzicht.

Daarom heb ik een masterboard gemaakt, waar ik alle taken naartoe verplaats die ik op een bepaalde dag wil uitvoeren.

En hier komt Butler om de hoek kijken, want daarmee kun je zelf knoppen creëren waarmee je acties kunt laten uitvoeren die jij wilt. Zo heb ik een knop gemaakt “Naar masterboard” (zie afbeelding hieronder), waarmee ik taken die ik die dag wil verwerken naar mijn focus lijst verplaats in mijn masterboard.

 

Ter info: je kunt een knop definiëren voor één board. Je kunt diezelfde knop ook in een keer op al je boards toepassen, wanneer je die boards eerst aan een team toewijst. Aangezien een team al uit een persoon kan bestaan, kun je dit ook doen voor boards waar alleen jij toegang toe hebt.

 

Om de workflow nog verder te stroomlijnen, assign je jezelf aan de kaarten waaraan je werkt, vervolgens ken je er een opleverdatum (due date) aan toe en stel je in dat je bijvoorbeeld een dag van tevoren een reminder krijgt. Je zult nu een notificatie krijgen van de kaarten een dag voordat je ze wilt afronden. Vanuit het notificatie venster kun je die dan een voor een openen en met je knop naar je masterboard verplaatsen. Hier ligt nog een verbetermogelijkheid, want het is nog handiger als dit automatisch voor je wordt uitgevoerd. Zelf heb ik nog niet uitgevonden hoe ik dit kan doen met de gratis functionaliteit.

 

Met Butler kun je naast bovenstaande nog veel meer handige dingen doen (zie Verwijzingen). Voor sommige acties moet je echter een abonnement hebben.

 

Sneltoetsen

 

Wanneer je Trello intensief gebruikt, wil je er op een gegeven moment sneller mee werken dan door overal op te moeten klikken. Om iemand te assignen aan een kaart bijvoorbeeld open je de kaart, klik je op Members, selecteer je de persoon/personen, sluit je dat window en sluit je de kaart. Alternatief is om in je board op die kaart te gaan staan met je cursor en op A te drukken. Dan verschijnt hetzelfde window en ben je sneller klaar. Overigens, om jezelf te assignen aan een kaart, hoover je over die taak met je cursor en druk je gewoon op spatiebalk, klaar!

Hierbij een aantal toetsen voor veel gebruikte taken. Deze sneltoetsen werken in de Trello applicatie. Wanneer je Trello via je browser hebt geopend, werken de meeste van onderstaande sneltoetsen ook, maar het kan ook zijn dat je daarmee functies van je browser bedient.

 

Hoover over toetsen:

  • Spatiebalk: voeg jezelf toe aan een taak
  • A: voeg een ander toe aan een taak
  • D: voeg opleverdatum toe
  • L: voeg een label toe door uit de lijst met labels te kiezen.
    • Aangezien labels zijn gekoppeld aan de cijfers op je toetsenbord, kun je ook op een van de cijfers klikken om direct dat label toe te kennen
  • N: voeg een nieuwe kaart toe op die plek in de lijst waar je cursor op dat moment staat
  • Q: laat alleen die kaarten zien die aan jou zijn toegekend. Klik nog eens op Q en je ziet weer alle kaarten
  • Cmd + shift + B: Trello homepage met overzicht van je boards (handig om volgorde van boards die je “ge-starred” hebt, te veranderen)

 

Ter info: bijna alle sneltoetsen die hierboven beschreven zijn, kunnen ook gebruikt worden als je de kaart geopend hebt.

 

Voor een overzicht van alle Trello sneltoetsen, toets je Shift + ?

 

Conclusie

 

Zoals gezegd gebruik ik Trello nog altijd zeer intensief, omdat het focus geeft en omdat je er, door het juist in te stellen, zeer snel mee kunt werken.

 

We hopen dat je wat hebt aan de informatie in dit blog.

Voor meer info over Trello en Butler, zie de verwijzingen hieronder.

 

Succes!

 

Verwijzingen

 

  • YouTube kanalen over Trello (en andere tools):

https://www.youtube.com/channel/UCRcOkXoOrU6sN1yCz20VmQw/featured

https://www.youtube.com/channel/UCAp3b6zIvS8ct4yci-GwxIg

  • Informatie over de Butler Power-Up:

https://www.youtube.com/watch?v=0KxlGW-gzK0

 

[1] Je kunt in je homepage van Trello, waar je een overzicht hebt van de boards die je “ge-starred” hebt, die volgorde veranderen. Hierdoor wijzigt ook de sequentie van de cmd + <cijfer>

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps