2. Overleg niet omdat het hoort, maar omdat het helpt

Serie: We noemen het Scrum, maar doen we ook Scrum?

Scrum kent een aantal vaste overlegsoorten en –momenten. Dit zorgt voor structuur maar kan al snel vervallen in een gewoonte. En voor je het weet lopen we de overleggen af omdat het zo hoort en vergeten we ons af te vragen waarom we eigenlijk overleggen. 

En juist die overlegmomenten helpen om waarde toe te voegen. Nog niet bekend met de overlegmomenten binnen scrum? In de Scrum 101 sta ik hier kort bij stil. 

 

Scrum 101

Nog niet bekend met scrum overlegmomenten? Even een opsomming met korte toelichting. Helemaal nieuw met scrum? Start dan met de eerste blog uit onze serie “1. Denk niet vanuit oude rollen – We noemen het Scrum, maar doen we ook Scrum?”

Sprintplanning

Het begin van iedere sprint is de sprintplanning. Het moment waarop bepaald wordt welke productbacklogitems tijdens deze sprint worden opgepakt. Het overleg is tussen de product owner, het development team en de scrum master. Als items nog niet ingeschat zijn op omvang, kan dat met behulp van verschillende technieken gedaan worden (bv. poker planning of t-shirt sizing).

Daily scrum

Het overleg wat ook vaak de ‘daily standup’ wordt genoemd. Dit komt omdat het maximaal 15 minuten durende dagelijkse overleg vaak staand gedaan wordt. Het idee is dat het overleg dan actiever is. Ieder lid van het development team zorgt voor zijn acties dat het als team duidelijk is wat er gisteren gedaan is om het sprintdoel te bereiken, wat er vandaag gaat gebeuren en waar belemmeringen verwacht worden die opgelost moeten worden. Dit overleg gaat niet over inhoud van de punten maar over de voortgang en zorgt eventueel voor een herplanning van de acties.

Sprintreview

In het scrum framework mogen tijdens de sprint al resultaten opgeleverd worden. Het is dan ook erg effectief als de product owner voorafgaand aan de sprintreview al de resultaten kent. De kracht van de sprintreview is dat de stakeholders het resultaat zien en terugkoppeling geven. Dit overleg is de plek waar interactie zou moeten ontstaan tussen de stakeholders, de product owner en het development team. Het uiteindelijke doel is dat stakeholders weten wat ze krijgen en de ideeën voor komende ontwikkelingen aangescherpt zijn.

Retrospective

Dit overleg tussen product owner, development team en scrum master is bedoeld om te kijken hoe het proces is verlopen in de afgelopen sprint. Dat kan gaan over de samenwerking, kwaliteit van de user stories, over verstoringen en hoe die opgepakt zijn, de wijze van inschatten van user stories, etc. Belangrijk is dat er onderling voldoende vertrouwen is om zaken uit te spreken. Als je als scrum master ook onderdeel bent van het development team dan kan het handig zijn om iemand van buiten het team te vragen deze sessie te begeleiden. En anders moet je steeds duidelijk maken met ‘welke pet op’ je de opmerkingen maakt.

Verbeteringen (met de hoogste toegevoegde waarde) uit de retrospective zijn weer onderdeel van de volgende sprint om op te lossen. Zo pak je doorlopend het proces aan en zorg je dat je die verbetering gelijk toepast.

Productbacklog refinement

Dit overleg is geen benoemd overleg in het scrum framework maar wordt wel toegepast om voor de komende sprints meer detail te krijgen. In dit overleg worden te grote user stories opgesplitst en stories voorzien van een globale inspanningsverwachting. Dit overleg is tussen het development team en de product owner. Maar ook business analisten of gebruikers kunnen hierbij betrokken worden om meer inhoudelijke toelichting te geven. Het doel is om steeds voor de komende 2 à 3 sprints de user stories uitgewerkt te hebben op een niveau dat ze binnen een sprint op te pakken zijn.

                                

    Explorer                       Shopper                          Vacationer                   Prisoner

  • De explorer is nieuwsgierig naar zijn omgeving, zoekt naar nieuwe mogelijkheden en zit actief in het overleg.
  • De shopper zit actief in het overleg om er wat uit te halen voor zijn eigen nut.
  • De vacationer gebruikt het overleg om even uit de dagelijkse hectiek te komen.
  • De prisoner zit tegen zijn wil in het overleg of vindt het overleg niet nuttig.

ESVP?

De retrospective is natuurlijk de plek om stil te staan bij het proces van de afgelopen sprint. Een mooi moment om eens te toetsen hoe iedereen in de overleggen zit. Een handvat om dit te doen is via de indeling ESVP; Explorer, Shopper, Vacationer of Prisoner.

Uit de beschrijvingen zal al snel duidelijk zijn dat de vacationer en prisoner nauwelijks bijdragen aan je overlegdoel. En alhoewel de shopper actief meedoet, is daar vanuit scrum ook wat op aan te merken.

Multidisciplinaire kracht

Een groot risico binnen veel scrum teams is dat deelnemers betrokken zijn vanuit hun specifieke expertise en daarmee ook de rol binnen het traject. Als hun onderwerp aan bod komt spelen ze een actieve rol en anders worden ze meer een toehoorder. Een beetje de rol van shopper dus. Maar scrum kent bewust geen rollen binnen het development team. En een sprint is een teameffort, dus op alle vlakken wordt er een actieve bijdrage verwacht.

 

Niet wijzen maar achterhalen

Het is natuurlijk makkelijk om iemand aan te typeren als vacationer of prisoner. Maar heb ook oog voor de reden erachter. Want iemand die tegen zijn wil in het overleg zit, of het overleg niet nuttig vindt heeft daar een reden voor. Misschien heeft degene altijd heel actief meegedaan, maar werd de input altijd genegeerd. Of misschien wordt er buiten het scrumtraject veel aan iemand getrokken, waardoor de energie tijdens de overleggen er gewoon even niet is.

 

Aan de bak

Merk je dat je shoppers, of erger nog vacationers of prisoners in het overleg hebt? Kijk dan eerst of het doel van het overleg nog bij iedereen helder is. Besteed ook tijd aan het achterhalen van sluimerende motieven. Een off-day hebben we allemaal wel eens, maar als de houding structureel wordt moet je aan de bak. Want anders doe je de overleggen wel, maar haal je er niet uit wat er in zit.

 

Lastig om het team in de juiste stand te krijgen? Neem dan gerust contact op, ik denk graag een keer vrijblijvend met je mee.

 

leon@projectondernemers.nl– 06-28938485

www.projectondernemers.nl

 

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps