Online overleggen vraagt meer discipline

Na de eerste onwennige dagen van collectief thuiswerken weet iedereen ondertussen wel hoe je moet deelnemen aan een online overleg. Het is fantastisch om te zien hoe iedereen elkaar helpt om uit te leggen hoe software werkt en hoe je zo vanuit huis bij overleggen kunt zijn. Maar misschien heb je ook wel gemerkt dat het soms meer energie kost om een overleg goed op afstand te kunnen voeren. Er zijn een paar belangrijke verschillen die grote invloed hebben op de dynamiek van een overleg. Bij Projectondernemers hebben we hier al veel ervaring mee en daarom deel ik hier onze ervaring zodat jullie hopelijk beter en prettiger online kunnen overleggen de komende tijd.

Het grootste verschil

Het grootste verschil tussen offline en online vergaderen zit hem juist in hele kleine dingen: tijd en subtiliteit. Hoe goed de verbinding ook is en hoe helder het beeld en het geluid, er blijven altijd een paar zaken wezenlijk anders dan wanneer je tegenover elkaar zit. En als je dit weet is het ook makkelijker om er rekening mee te houden.

Het eerste verschil is de tijd die nodig is tussen zender en ontvanger. Ondanks supersnel internet duurt het toch altijd een paar tienden seconden voordat een bericht overkomt. In de Nederlandse stijl van overleggen, waarin iedereen deelneemt en onderbreken gebruikelijk is, is dat juist lastig. Het is lastig om te timen wanneer iemand klaar is met spreken en wanneer een ander kan beginnen. De subtiele dans waarin we bepalen wie wanneer spreekt ontspoort online al snel waarbij mensen door elkaar gaan praten en kleine frustraties snel opbouwen.

Die subtiliteit missen we ook nog in andere zaken. Ten eerste kijken we elkaar niet recht in de ogen aan, je kijkt juist net onder je webcam naar je beeld. Daarnaast zie je maar een klein deel van iemands lichaam waardoor je veel non-verbale communicatie mist. Signalen van enthousiasme of ergernis pik je minder goed op waardoor het moeilijker is gevoelige en genuanceerde discussies te voeren.

Deze kleine verschillen hebben grote impact op de dynamiek van het overleg. Het kan onpersoonlijker overkomen of het gevoel geven dat je vergadert met de rem erop. Om te zorgen dat overleggen prettig verlopen, zeker in deze tijd waarin we elkaars steun zo nodig hebben, moeten we hier goed mee omgaan. Omdat de technische beperking niet zomaar weggenomen kunnen worden moeten we daarom onze manier van overleg wat aanpassen.

Wat doe je eraan?

De kern van alle tips die ik hieronder beschrijf is dat een aantal dingen die we vaak zonder nadenken doen nu expliciet moeten maken. Etherdiscipline zogezegd, het helpt om iets strakker te vergaderen dan we gewend zijn. Als iemand duidelijk de leiding neemt en we samen duidelijk weten wat we kunnen verwachten wordt al veel ergernis weggenomen. Heel concreet kun je het volgende doen:

1. Meer luisteren, minder praten.

In vergaderingen zijn we gewend allemaal regelmatig aan het woord te zijn. Zoals gezegd kan dit door de kleine vertragingen in de verbinding snel in de soep lopen. Wees daarom meer afwachtend, bedenk of het echt nodig is om nog iets toe te voegen, geef de anderen meer ruimte. Als iedereen misschien 30% minder aan het woord is dan normaal loopt het hele overleg al een stuk soepeler.

Wat hierbij helpt is dat je de microfoon even uit zet (dat kan in vrijwel alle beeldbel applicaties) als je even alleen maar hoeft te luisteren. Zo onderbreekt bijvoorbeeld een kuch niet het signaal van de ander.

2. Wijs een goede gespreksleider aan.

Wijs samen iemand aan die heel expliciet de gespreksleider is. Iemand die bepaald wie wanneer wat mag zeggen en hoe de agenda verloopt. De gespreksleider bepaalt in welke volgorde mensen iets mogen zeggen en wanneer mensen afgekapt mogen worden. Dingen die we normaal onderling goed aanvoelen maar die nu lastiger zijn en waarvan het maar duidelijk kan zijn hoe we ermee omgaan.

3. Ruim aparte tijd in voor persoonlijke mededelingen.

We maken in deze tijd veel mee. Normaalgesproken spreken we mensen op de gang of bij het koffieapparaat, dat gebeurt nu veel minder. Reserveer daarom duidelijk wat tijd om persoonlijke verhalen te delen. Dit doe je zodat iedereen even wat kan zeggen, maar ook zodat iedereen weet wanneer dat afgerond is en het inhoudelijk overleg begint waarbij het allemaal iets strakker gaat dan anders.

4. Zet het beeld van de anderen vlak onder je webcam.

Een kleine technische tip die vooral werkt in overleggen met weinig mensen: als je de beelden van de anderen klein maakt vlak onder je webcam op het scherm positioneert lijkt het voor de anderen meer alsof je recht in de camera kijkt. Dat voelt toch al iets persoonlijker.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Meer weten?

Wat ik opgeschreven is maar een klein deel van tips en ervaringen die ik hierover zou kunnen delen. We denken erover na om binnenkort een webinar te organiseren over dit onderwerp waarin we ook alle praktische vragen live kunnen beantwoorden. Ben je hier geïnteresseerd? Laat het dan weten door op de onderstaande link te klikken, bij voldoende interesse gaan we de webinar op korte termijn organiseren!

Meld je hier aan! 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps