Breda University of Applied Sciences: een duidelijke blauwdruk voor veilig toetsen.

Hoe veilig is het toetsproces van jouw onderwijsinstelling? Hoe breng je de huidige stand van zaken goed in beeld? En hoe bouw je vervolgens met alle betrokkenen aan een verbeterde blauwdruk? In januari 2017 startte Breda University of Applied Sciences met het project ‘Veilige toetsketens – naar een verbonden toetsorganisatie’, samen met Projectondernemers. Lees alles over hun succesvolle aanpak. 

Mobieltjes en studenten. Ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Is er een tentameninzage? Dan is een Snapchat van de tentamenvragen zo gemaakt en binnen enkele seconden gedeeld met alle studiegenoten. Altijd handig voor het hertentamen of voor volgend jaar. In 2016 besloot Breda University of Applied Sciences dit soort zwakke schakels inzichtelijk te maken en het thema ‘veilig toetsen’ preventief aan te pakken. Aan Menno Vos, Policy Advisor Educational Innovation bij Breda University of Applied Sciences, de schone taak de huidige stand van zaken te inventariseren en een blauwdruk te maken van de ideale toetsorganisatie.

Over Breda University of Applied Sciences

Breda University of Applied Sciences – voorheen bekend als NHTV Breda – is een Brabantse hogeronderwijsinstelling met internationale allure. De school leidt ruim zevenduizend studenten uit honderd landen op tot volwaardig professionals, binnen de vijf academies ‘Stedenbouw, logistiek en mobiliteit’, ‘Toerisme’, ‘Digital Entertainment’, ‘Leisure’ en ‘Hotel and Facility Management’.

Een complexe opdracht

Het toetsproces bij onderwijsinstellingen bestaat uit acht vastomlijnde stappen, van ontwerp tot archivering. En bij elke stap is een unieke samenstelling van disciplines betrokken. Dat maakt toetsen tot een omvangrijk proces dat vrijwel alle disciplines binnen het onderwijs raakt. Menno: “Binnen de instelling geven de vijf academies op hun eigen manier invulling aan het toetskader, waardoor elke academie deels zijn eigen werkwijze hanteert. Ik moest dus per academie inzichtelijk maken waar het proces verbeterd kon worden, dat maakte de uitdaging complex.” Daarom besloot Menno een externe projectmanager aan te haken. Iemand met wie hij op inhoudelijk én organisatorisch niveau kan sparren; Michiel Rutjes van Projectondernemers. “Ik kende Michiel uit de tijd dat hij bij ons het ‘executive’ traject van de Master Imagineering volgde. We hebben sindsdien contact gehouden. Met zijn kennis van verschillende vormen van projectmanagement én zijn inzicht in complexe vraagstukken, was hij voor mij de gewenste partner.”

Het toetsproces uit Werkboek Veilig Toetsen

1. Toetsmatrijs opstellen

2. Vragen maken en kwaliteitsslag

3. Op papier en/of digitaal, surveillanten

4. Beoordelingsmodellen

5. Toetsanalyse op validiteit en betrouwbaarheid

6. Inzage studenten en registreren resultaten

7. Verbeterplan

8. Borgenproces en archivering

Belangrijke stakeholders binnen de academies: docenten, studenten, toetscommissie, secretariaten, planning, huisvesting en ICT.

Aan het werk!

In januari 2017 gingen Menno en Michiel aan de slag met de onderzoeksopzet. “We vertaalden het complexe vraagstuk naar concrete stappen”, legt Menno uit. “Om inzichtelijk  te maken hoe veilig het bestaande toetsproces was, kozen we ervoor diepte-interviews af te nemen. Met semi-gestructureerde gesprekken kun je namelijk goed doorvragen en krijg je de onderste steen eenvoudig boven.” En dus planden Menno en Michiel per academie gesprekken in met de stakeholders om hen te bevragen over de acht stappen van het toetsproces. Ze namen ieder de helft van de 58 gesprekken voor hun rekening.

PROJECTONDERNEMERS TIP 1: Zorg voor draagvlak en steun vanuit het College van Bestuur. Zij kunnen blokkades wegnemen. 

Een doorbraak met het digiboard

De interviewfase zorgde voor veel waardevolle informatie. Menno en Michiel stonden voor de uitdaging om de uitkomsten uit alle gesprekken terug te brengen naar een duidelijke rode lijn, met concrete aandachtsgebieden en aanbevelingen. Menno: “Na een poging tot schriftelijke uitwerking, stelde Michiel voor de onderzoeksresultaten visueel te maken op een digiboard. We tekenden alles uit en dat maakte het veel eenvoudiger om verbanden te leggen. Hiermee kreeg alles vorm.”

De schets op het digiboard resulteerde uiteindelijk in een heldere rapportage met aanbevelingen, zowel voor de afzonderlijke academies als voor de onderwijsinstelling in het algemeen. Bijvoorbeeld dat collega’s zich meer bewust moeten worden van de risico’s die er binnen het toetsproces zijn én van de rol die zij innemen in het grotere geheel. Menno: “Bepaalde rolverdelingen en werkwijzen zijn na jaren een gewoonte geworden, en dan is het een goede zaak om daar eens met een frisse en kritische blik tegenaan te kijken.”

PROJECTONDERNEMERS TIP 2: Focus op bewustzijn. Communiceer dus niet alleen wát de nieuwe richtlijnen zijn, maar ook waarom die richtlijnen belangrijk zijn.

Rapport en blauwdruk zijn nog maar het begin

Het onderzoeksrapport vormde de basis voor de volgende stap in het traject; de toetsblauwdruk van Breda University of Applied Sciences, met daarin overkoepelende richtlijnen voor het toetsproces. “Deze blauwdruk dient meerdere doelen”, legt Menno uit. “We werken hiermee toe naar een  eenduidige, veiligere toetsorganisatie, we verkleinen de verschillen tussen academies, en – heel belangrijk – we leggen vast wie er verantwoordelijk is.”
Het onderzoeksrapport en de blauwdruk zijn nog maar het begin. Menno: “Naast het traject over ‘veilig toetsen’ zijn we al enige tijd bezig met de implementatie van digitaal toetsen. We hebben de verschillende lijnen inmiddels vormgegeven in het ‘Programma Toetsen 2018-2020’, dat onlangs door het College van Bestuur is goedgekeurd.”

PROJECTONDERNEMERS TIP 3: Maak iemand eindverantwoordelijk. Zo voorkom je dat iedereen schouderophalend naar elkaar gaat wijzen.

Het gesprek bij de koffieautomaat
Menno heeft het als waardevol ervaren om samen met een onafhankelijk partner aan dit complexe project te werken. “Vooral bij het strak krijgen van de onderzoeksopzet, het uitstippelen van een realistisch tijdspad tot de uiteindelijke rapportage en voor de eindpresentaties”, legt Menno uit. “We zijn goede sparringpartners gebleken. Samen hebben we ervoor gezorgd dat collega’s nu anders denken over iets dat altijd vanzelfsprekend is geweest. Er is nu meer bewustzijn en dat is onmisbaar als je een verandering wilt bewerkstelligen. De veiligheid van toetsen wordt nu regelmatig besproken bij de koffieautomaat en is een belangrijk punt op de agenda geworden.”

Over Projectondernemers

Weet je niet waar te beginnen met een complex vraagstuk? Zoek je overzicht en focus bij alle taken die je nog te doen staan? En wil je méér dan een projectplan of rapport dat uiteindelijk in een bureaula belandt? Dan ben je bij Projectondernemers aan het juiste adres!

Met onze focus op menselijkheid en resultaat maken wij elk project tot een succes. En doordat we de onderwijswereld kennen, weten we precies hoe we mensen in beweging krijgen. Altijd op een prettige, sociale en laagdrempelige manier. Meer weten? Neem contact met Ernst-Jan Rutjes via ernst-jan@projectondernemers.nl.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps