Het doel heiligt de middelen. Of niet?

In onze blogs lees je vaker over doelbewustheid en doelgerichtheid. Doelen zijn belangrijk en om doelen te halen heb je middelen nodig. Of tools zo je wilt. Dit keer wil ik eens wat extra aandacht besteden aan een belangrijk middel: een systeem dat je helpt bij het houden van overzicht in je werk. Dat kan een project zijn. Als je niet oplet kan de werkdruk zomaar enorm oplopen, alleen door het continu bezig zijn met het krijgen/houden van overzicht. Je hoofd raakt vol, je verliest je creativiteit. Voor je het weet heeft het werk jou in gehaald. Ik noem dat zelf altijd: ben ik het werk voor of is het werk mij voor? In het eerste geval voelt het prettig en overzichtelijk. In het tweede geval merk ik dat de druk wat toeneemt en wil ik tijd nemen voor overzicht.

Hoe houden project professionals overzicht?

Eerlijk gezegd was ik gewoon erg benieuwd welke systemen in mijn omgeving worden gebruikt om overzicht te houden. Daarom heb ik een tijdje geleden een poll uitgezet op LinkedIn met de vraag: 

“Best netwerk. Ik ben benieuwd naar het soort tooling dat jullie gebruiken als middel om je projecten te managen.” Er kon gekozen worden uit slechts 4 opties met het verzoek om extra toelichting te geven in de comments. Dit zijn de resultaten:

Pasted Graphic 9.png

Het viel me op dat er veel mensen waren die deze post gelezen hadden, meer dan 10.000. Daaruit maak ik op dat dit onderwerp leeft. Uit de reacties leer ik dat er eigenlijk 4 soorten gebruik zijn.

  • De eerste groep respondenten (37 %) gebruikt alleen relatief eenvoudige middelen zoals mail, telefoon en Excel.  
  • De tweede groep respondenten (23 %) gebruikt voor Trello voor overzicht. Voor het gemak schaar ik daar Microsoft Planner ook onder. 
  • De derde groep (40 %) maakt vooral gebruik van platformen. Voor IT-ers Azure DevOps of Atlassion Jira. Maar voor bijvoorbeeld portfoliomanager Fortes Change Cloud.
  • Een deel van de respondenten geeft aan verschillende tools naast elkaar te gebruiken.

Hoe houd ik zelf overzicht?

Wat voor mijzelf goed werkt is een totaaloverzicht van mijn doelen in mijn notitie-app. Die doelen vertaal ik naar wekelijkse prioriteiten waarvoor ik per dag mijn werkzaamheden plan. Alle acties staan in mijn to do app Todoist. De taken die gekoppeld zijn aan mijn doelen hebben een prio1 status en daar begin ik de werkdagen mee. Die mogen in principe ook niet doorschuiven en als ze dat al doen, dan binnen de week waarin ik het doel wil behalen. De kern is: één administratie. En zodra ik iets bedenk: hup in die ene app. Daarnaast is mijn agenda de plek voor tijdgebonden afspraken. In mijn agenda staan tijdstippen geblokt om met focus te werken aan mijn prioriteiten. Per dag vul ik die in, zodat ik zeker weet of het allemaal past. Dit systeem werkt, zolang ik de discipline heb om het te onderhouden. Tot zover mijn systeem.

Welk systeem te kiezen?

Daarover gaan wij niet adviseren! Iedereen heeft een andere behoefte. Sta voor jezelf eens stil bij de volgende vragen:

  • Ervaar ik voldoende overzicht en rust in mijn werk in het bereiken van mijn doelen?
  • Bij ja: waarom zou ik een nieuw systeem (middel) kiezen? Wat verwacht ik daarvan?
  • Bij nee: wat heb ik nodig voor een goed overzicht? Wat ontbreekt er nu?
  • Hoeveel tijd wil ik besteden aan het houden van overzicht?

Pas ná deze vragen is het handig om eens te kijken naar tooling. Vraag eens in je omgeving naar ervaringen en probeer het rustig uit. Houd er wel rekening mee dat het opzetten van een goed systeem een flinke tijdsinvestering vraagt. Maar vooral: dat het onderhouden van dit systeem ook tijd kost en cruciaal is. Als je die tijd niet wilt investeren, dan is het advies om er niet aan te beginnen.

Wanneer is het middel erger dan de kwaal?

Op het moment dat je meer tijd kwijt bent aan het “beheren van je systeem” en je onvoldoende rust en overzicht ervaart, dan ben je doorgeslagen en heb je een niet werkende oplossing gekozen!

Ik wil overzicht maar geloof niet in een tool!

(Afbeelding: via Unsplash)