Aandachtspunten bij eigenaarschap

Steeds meer bedrijven ontdekken de kracht van Agile werken en steeds meer mensen (zowel leidinggevenden als medewerkers en zelfstandigen) worden gestimuleerd om hiervoor trainingen te volgen. Het is nog steeds een hot topic en je hoort steeds vaker termen om je heen die toebehoren  aan het Agile werken.

De kracht zit hem deels in de duidelijke rolverdeling binnen het team. Waar zowel de Scrummaster als de Productowner een belangrijke rol hebben maar ook de overige teamleden hun belangrijke bijdrage leveren. Als iedereen zijn/haar rol goed weet, dan gaat het als een trein lopen! De Scrummaster neemt de hindernissen weg voor het ontwikkelteam zodat het ontwikkelteam zich ongestoord kan focussen op het maken en leveren, terwijl de Productowner zich bijv. meer kan richten op de (steeds wijzigende input op de) backlog en sprints. Etc.

Daarnaast is het eigenaarschap daar erg hoog. Teamleden worden geacht hun steentje bij te dragen en daarover verantwoordelijkheid te dragen. Als een teamlid er met zijn/haar pet naar gooit, heeft dit effect op het hele team en zal dit problemen geven aan het eind van de sprint. Het brengt het opleveren van het weekdoel in gevaar. Dus bij de daily standup is er aandacht voor hetgeen er nodig is voor iemand om die dag zijn/haar werk te kunnen doen  en als dit voor handen is, wordt er vanuit gegaan dat een dagdoel en weekdoel bereikt wordt. Lukt het om die doelen te bereiken dan motiveert dat weer extra om nog meer eigenaarschap te hebben m.b.t. de volgende opleveringen.

Bij Agile werken wordt er veel aan kruisbestuiving van kennis gedaan. Door de wekelijkse en dagelijkse standups en de reviews en demo’s, is iedereen binnen een team zeer goed op de hoogte van elkaars werkzaamheden en wordt er ook veel kennis gedeeld. Naast persoonlijk eigenaarschap is er hier dus ook sprake van eigenaarschap als team. Als een team goed op elkaar ingespeeld is en een ieders rollen goed duidelijk zijn, dan draait een Agile team doorgaans optimaal en is de stemming constructief en positief. Men ondersteunt elkaar. Maar dat is de meest ideale situatie waarbij een agile team ongestoord haar werk kan doen zoals zij het wenst en alles vanaf het begin lekker lijkt te gaan en waar het werk van het team is geadopteerd in een bereidwillige organisatie die haar medewerking verleent en de Agile manier van werken volledig ondersteunt. In de praktijk zal het echter anders gaan. Er zijn ook diverse valkuilen waar het gaat om eigenaarschap. Ik ga er hier een paar benoemen:

  1. Wisselingen

Bij wisselingen van teamleden verandert er veel qua energie en eigenaarschap. Bij een bestaand team is het van belang dat de voortgang van leveren gewaarborgd blijft. Een nieuw teamlid zal dus snel moeten inspringen in een bestaande dynamiek en is daarbij vaak op zichzelf gericht. Want hij/zij wil zich snel nuttig voelen en snel kunnen bijdragen en laten zien wat hij/zij waard is. Presteren, presteren en presteren. Wat daarbij nog wel eens vergeten wordt, is dat je juist dan even de tijd moet nemen om eerst samen kennis te delen. Waar ligt een ieders expertise binnen het team. Een nieuweling moet het vaak zelf gaandeweg uitzoeken en uitvinden in de praktijk. Hierdoor gaat de start trager want je weet niet bij wie je moet zijn met je vragen. Dit is dus vertragend in plaats van versnellend. Daarnaast: als er iemand nieuw binnenkomt en sturing gaat geven zonder te vragen naar de werkervaring en capaciteiten van de andere teamleden en hun kennis te betrekken in het nieuw op te zetten proces, voelen deze deskundige teamleden zich sneller gepasseerd en ongehoord. Ze raken hierdoor wellicht teleurgesteld, gefrustreerd en in het ergste geval gedemotiveerd. Dit heeft duidelijk effect op eigenaarschap. Ze laten soms hun eigenaarschap meer los, kunnen dwars gaan liggen in de voortgang van het proces, of in het ergste geval laten ze misschien wel het geheel los en gaan hun heil elders zoeken waar ze zich WEL gewaardeerd en gerespecteerd voelen. In dit soort gevallen zie je dan soms mensen met jarenlange ervaring in hun expertise vertrekken. Een verlies voor het team.

  1. Stakeholders en sponsoren

Het kan ook zijn dat je als Agile-team in een organisatie te maken krijgt met stakeholders die niet bekend zijn met Agile werken en graag eigenaarschap willen over de resultaten van een Agile team, maar dit op een niet-Agile manier van werken willen afdwingen. Dit geeft problemen. Men wil vaak tijdrovende Waterfall-rapportages die het leveren van werken binnen een Agile team onnodig ophouden. Rapportages werkt vertragend en terugwerkend, terwijl Agile werken juist vooruit wil. Dit botst. Een punt van wrijving dus. Aangezien Agile werken wel toekomst heeft, raad ik bedrijven aan om wat kritischer te kijken naar het nut van de rapportages. Niet zelden wordt het uit gewoonte opgemaakt maar wordt er weinig mee gedaan. Probeer wat meer open te staan voor de Agile-methode waarbij alles open en transparant is maar rapportages tot het minimum worden beperkt. Dit blijft echter lastig omdat er veel partijen die niet Agile werken zich willen indekken met rapportages. Agile werken heeft dus wel mensen met lef nodig om dit te kunnen en willen sturen.

Daarnaast willen sommige stakeholders/sponsoren soms hun zegje doen vanaf hun digitale computerscherm en tonen zij zich te weinig op de werkvloer bij het Agile team. Hierdoor is hun betrokkenheid soms veel lager dan gewenst voor een Agile team en werkt dit vertragend om hen steeds bij te moeten praten. Aangeraden wordt dan ook om stakeholders en sponsoren goed betrokken te houden in het traject. Ze mogen altijd meeluisteren in de Daily standup (niet meepraten) of meedoen in de review/demo. Hoe meer ze betrokken zijn en weten wat er speelt, des te interactiever en sneller kan er geschakeld worden. Maar als ze nooit bij de teams aanwezig zijn, niet goed weten waar nu precies aan gewerkt wordt en wat er nodig is om de Agile ontwikkelprocessen tot een goed resultaat te laten leiden en de oplevering te bevorderen, hoe kunnen ze dan hoge verwachtingen hebben van hun eigen eigenaarschap? Laat staan daar een nuttige bijdrage in leveren? Beslissingen worden uiteindelijk genomen door de mensen met het geld. Maar laten ze zich dan wel aansluiten op het Agile werkproces en zich verdiepen in dat proces en niet tegenwerken.

  1. Derden

Ook kan het zijn dat je als Agile team met externe partijen te maken krijgt die met een voorstel tot samenwerking komen en dan iets te enthousiast worden. Een valkuil is dan als de derde partij niet in dienst staat van het Agile team maar zelf de touwtjes in handen gaat nemen en de ruimte krijgt om leiding te nemen en te komen met voorstellen waarbij het Agile team dan uitvoerend wordt voor de derde partij (Waterfall) in plaats van Agile blijft werken en in haar eigen kracht blijft staan. Dit kan verwarrend en frustrerend zijn. Het werkpatroon wordt doorbroken, er ontstaan zorgen in het Agile team welke kant het op zal gaan, en ze moeten de derde bijpraten over de huidige stand van zaken, hetgeen vertraging geeft, terwijl er juist zo’n behoefte was aan leveren. En als de derde partij dan met een voorstel komt hoe er geleverd moet worden, lijken ze de reddende engel en verliest het Agile team daardoor nog meer hun gezicht en kracht. Want zij hadden meer moeten leveren en dat kwam er te weinig van doordat ze juist meer werden opgehouden.

Het risico wordt hierbij groot dat het eigenaarschap afneemt bij het gemotiveerde Agile team. Bij een Waterfall-werkwijze is het eigenaarschap van de betrokken Agile-teamleden doorgaans lager dan bij een Agile werkwijze. Een positieve mindset en focus op het einddoel houden, moet hier benadrukt blijven worden. De zorgen mogen geen eigen leven gaan leiden en deconstructief gaan werken. Agile werken is namelijk juist heel constructief en werkt uiteindelijk juist versnellend.

  1. Te grote ontwikkelteams

Des te meer mensen samenwerken aan een doel, des te groter ook de kans dat sommige werknemers lui achterover willen gaan hangen en zich niet meer geroepen voelen om mee te werken of mee te praten. Ze voelen minder eigenaarschap. Dit kan binnen een team tijdens de daily standup al aan het licht komen, maar ook naderhand bijvoorbeeld besproken worden als één van de onderwerpen tijdens de retrospective, waar binnen het ontwikkelteam naderhand gekeken wordt wat beter kan bij een volgende ronde. Hier kunnen leden uit het ontwikkelteam ook elkaar aanspreken op verbeterpunten. Daarnaast is het dus raadzaam om het ontwikkelteam klein te houden: een PO, Scrummaster en een paar ontwikkelaars is het beste.

Mijn conclusie:

Veel wisselingen en wijzingen in de wijze van aanpak van projecten en programma’s kan soms funest zijn voor een Agile team. Hierdoor kan deels de behoefte van teamleden langzaam verdwijnen om eigenaarschap te houden over hun werkzaamheden en bij te dragen aan het bereiken van teamdoelen. Ieder teamlid met zijn/haar eigen jarenlange expertise wil graag dat het goed gaat en wil daar graag gehoord worden en een steentje aan bijdragen. Respect voor elkaars kennis hebben is dan ook een must en alleen al het luisteren naar elkaars inbreng vergroot de behoefte aan persoonlijk- of teams-eigenaarschap.

We willen trots zijn op ons eigen werk en op het werk van ons team. Maar het moet dus wel werk “van ons team” blijven. Zodra we voelen dat ons persoonlijk of teams-eigenaarschap wegglipt naar derden wordt het tijd om even stil te staan bij de vraag of we nog wel slim bezig zijn. Want gemotiveerde teamleden zijn goud waard. Een agile team wint kracht door langdurig samen te werken in eenzelfde samenstelling, steeds beter als team op elkaar ingespeeld te raken en elkaar steeds beter te leren kennen en elkaar steeds beter weten te vinden. Elkaars krachten te weten en elkaars zwakten. Door dit goed te weten van elkaar kan er telkens weer opnieuw verbeterd worden binnen een team, worden frustraties beter bespreekbaar en dus ook oplosbaar, zal de prioritering van de backlog sneller gaan, de opzet van de sprints makkelijker worden en levering van diensten en/of producten steeds sneller gaan. Dit bevordert wederom de wens tot eigenaarschap.
Eigenaarschap, een zeer boeiend onderwerp wat meer aandacht verdient. Wees er zuinig op!

Leuk om te weten 

Medewerkers van Projectondernemers komen regelmatig samen en delen hun kennis, ervaringen en visies met elkaar. We kijken ook bij elkaar op de werkvloer, op de locaties waar onze collega’s werken, hoe we dit aanpakken, waar we tegenaan lopen. We denken met elkaar mee. Leren van elkaar. Adviseren elkaar. En deze kennis en visies kunnen we dan weer meenemen naar onze opdrachten.

Mocht jij zelf vragen hebben over Agile werken? Of hiervoor nog leuke vacatures hebben? Neem dan contact op met Ernst-Jan Rutjes van Projectondernemers BV via contact@projectondernemers.nl. We hebben nog een paar kundige collega’s die binnenkort weer vrij komen van hun huidige opdracht, met verschillende expertises zoals raakvlakmanagement, interfacemanagement, risicomanagement, configuratiemanagement, risico-batenmanagement, PMO, etc.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contact

Projectondernemers B.V.
Lylantse Plein 1
2908 LH Capelle a/d IJssel

085 303 58 64
contact@projectondernemers.nl

kvk 62293613
btw NL854750253B01

1

Routebeschrijving in Google Maps